28 października 2020

9 polecanych programów do pracy zdalnej

Program do pracy zdalnej

Z tymi programami do pracy zdalnej zamienisz swój dom w wygodne biuro

Czy jesteś cyfrowym nomadem, który ceni sobie swobodę pracy i spełnia marzenia o podróżach? Czy elastyczność jest dla Ciebie kluczowym czynnikiem przy wyborze pracy? A może Twoja wymarzona posada znajduje się w innym mieście, a dojazdy byłyby zbyt czasochłonne i kosztowne? A może po prostu masz już dość ludzi i masz ochotę zaszyć się w domu i pracować w piżamie na swojej ulubionej kanapie? Jeśli tak, prawdopodobnie jesteś już pracownikiem zdalnym lub planujesz zmiany w niedalekiej przyszłości.

Biurko na home office

Popularność pracy zdalnej rośnie już od kilku lat i trend ten będzie coraz bardziej widoczny w przyszłości. Możliwość pracy z domu, coraz częściej spotykana w ofertach pracy, staje się powoli standardem. Zwłaszcza teraz, gdy społeczeństwo jest narażone na ryzyko zakażenia koronawirusem, wiele firm zleca pracownikom pracę w domu i potrzebuje niezawodnych narzędzi do pracy zdalnej.

Taki model pracy jest bez wątpienia bardzo wygodny dla wielu osób, choć ma też swoje wady. Aby jednak pozostać wydajnym i sprawnie wykonywać swoją pracę, zdecydowanie potrzebujesz bardziej wyrafinowanych narzędzi, niż wygodnej piżamy i zapasu kawy! Czytaj dalej, aby dowiedz się, jakich aplikacji użyć, aby w pełni wykorzystać możliwości zdalnej pracy oraz utrzymać odpowiedni poziom pracy zespołowej.

Praca zdalna kojarzy wam się pewnie z rozwiązaniami takimi jak: Slack, Microsoft Teams, Office 365,  Trello,  czy Teamviewer, lecz w tym artykule chcielibyśmy wam pokazać inne rozwiązania, które warto  wprowadzić do Twojej firmy, a są trochę mniej popularne niż programy przedstawione powyżej.

Najlepsze narzędzia do pracy zdalnej

HeySpace

HeySpace to platforma do zarządzania zadaniami i projektami oraz komunikacji, które zapewnia podstawowe funkcje niezbędne do efektywnej współpracy z zespołem lub klientami, a jednocześnie jest przyjazne dla użytkownika i intuicyjne. W ramach jednego Workspace’a możesz utworzyć nieograniczoną liczbę Space’ów dla każdego projektu lub zespołu, według własnego uznania. Każdy Space ma własną tablicę do planowania zadań zespołu, kalendarz i oś czasu do ustalania terminów i monitorowania postępów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu każdy może być na bieżąco i mieć świadomość, nad jakimi zadaniami powinien pracować oraz posiadać informacje, jakimi zadaniami zajmują się inni członkowie zespołu. HeySpace to połączenie wielu rozwiązań w jednym.

Ponadto możesz skorzystać z modułu do komunikacji, który umożliwia burzę mózgów i wymianę informacji ze wszystkimi członkami Space'a, lub rozmowę z kolegami na czatach prywatnych i grupowych. Możesz również używać funkcjonalności video rozmów, aby podczas pracy w trybie home office jeszcze szybciej rozwiązać wyzwania, jakie stoją przed wami.

Dzięki połączeniu dwóch najważniejszych funkcji potrzebnych do współpracy - komunikacji i koordynacji zadań, nie musisz już przełączać się między różnymi narzędziami. HeySpace może być również z powodzeniem wykorzystywany do współpracy z klientami, którzy mogą być zapraszani do Space’ów jako goście i być na bieżąco z postępami w danym projekcie. HeySpace posiada kilka wersji aplikacji, przez co mamy zdalny dostęp do wszystkich zadań oraz możliwość kontaktu z zespołem gdziekolwiek jesteśmy za pomocą wielu urządzeń: komputerów z systemami Windows lub MacOS, oraz na telefonach komórkowych z systemami iOS lub Android.

Podsumowując, program ten oferuje nam funkcjonalności czterech innych aplikacji: chat, zarządzanie zadaniami, kalendarz, video rozmowy, wiec HeySpace to odpowiedź dla poszukujących programów do pracy zespołowej, którego funkcjonalności pozwolą ograniczyć narzędzia wykorzystywanie w Twojej firmie. Możemy śmiało powiedzieć o nim, że to program do pracy zdalnej albo alternatywa dla Microsoft Teams.

TimeCamp

TimeCamp to oprogramowanie do monitorowania czasu pracy, które pozwala efektywniej realizować zadania podczas home office. Dzięki TimeCamp możesz śledzić swoje aktywności i sprawdzać, ile czasu poświęcasz na każdą z nich. Szczegółowe opcje raportowania pozwolą ci przeanalizować wyniki i poszukać obszarów, w których należałoby poprawić swoją wydajność. Możesz też zidentyfikować zadania, które pochłaniają zbyt wiele czasu kosztem innych, często ważniejszych.

Aplikacja nie tylko pozwala na monitorowanie pracowników, ale pozwala nam zliczać czas do konkretnych zadań i projektów, przez co otrzymujemy dostęp do kompletu danych o produktywności pracowników firmy oraz rentowności projektów. Program oferuje możliwość generowania miesięcznych list obecności.

Śledzenie czasu jest szczególnie ważne dla firm, w których wielu pracowników pracuje zdalnie i rozlicza się godzinowo. TimeCamp pozwala też monitorować aktywność pracowników na podstawie różnych kategorii, zadań i projektów oraz odpowiednio alokować budżet. Można go również łatwo zintegrować z wieloma popularnymi narzędziami do zarządzania projektami, księgowości, CRM i wydajności.

Dysk Google i Dropbox

Dysk Google i Dropbox to świetne narzędzia, które pozwalają nam na przechowywanie dokumentów lub innych plików w chmurze, przez co mamy możliwy dostęp do plików na całym świecie, a to znacznie ułatwia pracę na home office.

Dysk Google to jeden z elementów G Suite, przez co narzędzie umożliwia Ci tworzenie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, pokazów slajdów i innych typów plików oraz udostępnianie ich współpracownikom w czasie rzeczywistym. Możesz udostępnić link lub zaprosić kogoś do współpracy nad dokumentem, co jest znacznie lepszym rozwiązaniem niż wysłanie załącznika, ponieważ gwarantuje, że każdy ma najnowszą i najbardziej aktualną wersję pliku. Wszyscy współpracownicy mogą wnosić wkład w dokumenty - modyfikować zawartość lub dodawać komentarze i sugestie - a właściciel zostanie natychmiast powiadomiony. Dysk Google to wygodne miejsce do przechowywania plików, dzięki czemu każdy może szybko i łatwo znaleźć to, czego szuka.

Innym podobnym narzędziem jest Dropbox - aplikacja do udostępniania plików, która jest łatwa w użyciu i wydajna. Zapewnia miejsce do przechowywania i ułatwia udostępnianie plików i współpracę nad nimi, działając jako przestrzeń robocza dla treści i prac projektowych. Zarówno Dysk Google, jak i Dropbox oferują jedne z najlepszych funkcji przechowywania w chmurze dostępnych na rynku.

Google Meet

Usługa Meet to narzędzie do wideokonferencji Google, dostępne jako część pakietu G Suite czyli alternatywy dla Microsoft Office 365. Dzięki aplikacji możesz nawiązywać połączenia ze swoim zespołem z dowolnego miejsca i łatwo dołączyć do rozmowy video. Ponieważ jest zintegrowany z G Suite, możesz dołączać do spotkań bezpośrednio z wydarzenia w kalendarzu lub zaproszenia e-mail. Dzięki temu masz pewność, że nie przegapisz żadnego ważnego spotkania lub wydarzenia w firmie.

Niektóre przedsiębiorstwa postanowiły całkowicie przejść na spotkania online, nawet jeśli niektórzy członkowie zespołu pracują na miejscu, aby dać wszystkim taką samą perspektywę i równe szanse. Hangouts Meet to idealne narzędzie do tego celu. Z aplikacji można również łatwo korzystać w drodze, a w niektórych planach subskrypcyjnych spotkania automatycznie zawierają własne numery telefoniczne, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko się wybierać, nawet jeśli nie ma połączenia z Internetem. W trakcie rozmowy masz również możliwość udostępniania ekranu. Z Google Meet praca zdalna jest po prostu łatwiejsza.

Miro

Miro to platforma do tworzenia tablic, na których Ty i Twój zespół możecie współpracować nad różnego rodzaju diagramami i schematami, dyskutować i dzielić się pracą za pomocą prostych narzędzi. Jest to idealna aplikacja do burzy mózgów, dająca wszystkim możliwość wnoszenia wkładu, komentowania, dzielenia się pomysłami i omawiania ich z resztą użytkowników za pomocą czatu. Po zakończeniu projekt można wyeksportować, udostępnić lub zaprezentować, przenosząc go do innej ramki.

Aplikacja Miro

To także świetna platforma do warsztatów, zapewniająca dużo miejsca na kreatywne burze mózgów. Uczestnicy warsztatów mogą tworzyć mapy myśli, które stanowią doskonałe rozwiązanie na uporządkowanie myśli i wyzwolenie kreatywności. To również idealna przestrzeń dla członków zespołu projektowego, gdzie każdy może wnosić wkład i wprowadzać zmiany, które są zapisywane w czasie rzeczywistym. Dobra stara technika robienia zdjęcia tablicy i wysyłania jej e-mailem do wszystkich może spokojnie odejść w zapomnienie! 😊

Inną techniką burzy mózgów przydatną dla zespołów projektowych, którą możesz wypróbować za pomocą Miro, jest tworzenie diagramu pokrewieństwa, w którym najpierw jasno określasz problem do rozwiązania u góry, a następnie organizujesz burzę mózgów w poszukiwaniu pomysłów na rozwiązanie go za pomocą karteczek samoprzylepnych. Następnie porządkujesz je według wspólnych tematów i analizujesz pod kątem zestawu priorytetów. Te i wiele innych technik można zastosować przy pomocy Miro.

Evernote

Evernote to aplikacja do notowania, która pomoże Ci uporządkować wszystko za pomocą notatek, list i przypomnień. Dzięki Evernote możesz tworzyć notatki, które będą automatycznie zapisywane online i dostępne na wszystkich urządzeniach, na których korzystasz z aplikacji. Możesz dodawać zdjęcia, tworzyć checklisty i nagrywać dźwięk, aby uchwycić wszystko, do czego chcesz wrócić później.

Evernote narzędzie do notatek

Możesz zorganizować wszystko w notatnikach, aby wprowadzić większy porządek. Notatki można oznaczać słowami kluczowymi i sortować według kategorii, co ułatwia znalezienie tego, czego szukasz w dowolnym momencie. Oprócz słów kluczowych możesz także wyszukiwać według tytułów, dat, typów treści, co zapewnia dostęp do wszystkich przechowywanych dokumentów, gdy ich potrzebujesz.

Funkcja webclipper pozwoli Ci zapisać przydatne informacje, które napotkałeś w Internecie, w celu ułatwienia wyszukiwania informacji, a funkcja tworzenia Space’ów umożliwi Ci współpracę z zespołem w kontekście zbierania pomysłów i inspiracji. Dzięki Evernote możesz pożegnać się ze wszystkimi papierowymi notatnikami. Przyznaj - nawet nie pamiętasz, gdzie je zostawiłeś, prawda?

Narzędzia zwiększające wydajność

Podczas pracy zdalnej często trzeba dołożyć szczególnych starań, aby pozostać produktywnym, ponieważ możemy być narażeni na więcej rozpraszaczy, niż w środowisku biurowym. W dzisiejszych czasach nie jest trudno znaleźć aplikacje, które pomogą Ci poprawić produktywność, do tego stopnia, że ​​trudno jest zdecydować, które z nich wybrać. Możesz wypróbować różne techniki produktywności i narzędzia, które ułatwią ich wdrożenie, i znaleźć te, które najlepiej Ci odpowiadają. Ale bądźmy szczerzy, największymi rozpraszaczami, z którymi masz do czynienia, są prawdopodobnie serwisy społecznościowe i komunikatory, od których wszyscy jesteśmy uzależnieni.

Dlatego dobrze jest znaleźć aplikacje blokujące rozpraszanie uwagi, z których można skorzystać w celu zwiększenia wydajności. Jeśli jesteś użytkownikiem komputera Mac, możesz wypróbować Hyperfocus, który pozwala wybrać aplikacje, z których powiadomienia chcesz blokować i ustawić czas, przez który chcesz się skupić. Jeśli chcesz zablokować dostęp do serwisów społecznościowych, możesz użyć innego narzędzia dostępnego dla systemów Windows, Mac i Android - FocusMe, ale równie dobrze możesz użyć dodatku do swojej ulubionej przeglądarki, który zablokuje rozpraszacze. Nie zapomnij dodać tego typu aplikacje do swojej listy narzędzi do pracy zdalnej, a zobaczysz różnicę w wydajności.

Calendly

Calendly to aplikacja, która pomaga zaplanować spotkania bez konieczności wysyłania wielu e-maili i zmagania się ze znalezieniem daty i godziny pasującej wszystkim uczestnikom. Za pomocą Calendly możesz ustawić swoje preferencje dotyczące terminów spotkań i udostępnić link, aby inni mogli o nich wiedzieć. Możesz także osadzić Calendly na swojej stronie, jeśli chcesz, aby klienci sami mogli umawiać się z Tobą na spotkania. Po wybraniu godziny wydarzenie jest automatycznie dodawane do Twoich kalendarzy.

Calendly umawianie spotkań

Jest to niezwykle przydatna aplikacja, szczególnie dla tych, którzy uczestniczą w wielu spotkaniach i nie chcą tracić czasu na planowanie ich i przerzucanie się możliwymi terminami. Program umożliwia tworzenie formularzy, których musi zostać uzupełniony przez osobę chcącą umówić spotkanie, co pozwala nam otrzymać dostęp do najważniejszych informacji przed spotkaniem. Calendly sprawia, że ​​jest to znacznie łatwiejsze i przede wszystkim pomaga skupić się na pracy.

Krisp

Praca zdalna nieraz wymaga omówienia ważnych tematów z zespołem, a jak zapewne wiesz, najlepiej jest rozmawiać z resztą osób widząc je i słysząc. Niestety nierzadko w spotkaniach przeszkadzają nam odgłosu w tle dobiegające z różnych zakątków domów uczestników spotkania. Na szczęście jest narzędzie Krisp, którego funkcjonalności dają nam możliwość wyciszenia odgłosów w tle podczas video rozmów. To narzędzie, które na pewno przypadnie do gustu rodzicom lub osobom z głośnymi sąsiadami, lub współlokatorami.

Podsumowanie

Praca zdalna to bardzo duże wyzwanie, szczególnie jeżeli chcemy zachować produktywność pracowników, która była obecna podczas pracy z biura, więc narzędzia do pracy zespołowej na pewno pomogą wam podczas home office. Czy zdecydowałeś się wykorzystać, któreś narzędzie z artykułu? A może masz już jakieś narzędzia do pracy zdalnej, które szczególnie Ci się podobają, podziel się nimi z nami.

Wybierz swoją platformę i pobierz aplikację: