15 marca 2022

6 wskazówek, jak przekonać zespół do nowej aplikacji

jak przekonać do zmiany

Zauważyłaś/eś, że Twój zespół ma trudności z komunikacją, zarządzaniem projektami czy swoim czasem. Przeprowadziłaś/eś analizy, znalazłaś/eś problem i rozwiązanie, jakim jest aplikacja do komunikacji i zarządzania pracą. Ale wciąż coś jest nie tak, aplikacja niby działa, wydaje się być strzałem w dziesiątkę, ponieważ odpowiada na wszystkie Twoje potrzeby...

Jednak widzisz niechęć i dystans w zespole, masz wrażenie, że wybrana przez Ciebie platforma nie odpowiada pracownikom, co więcej - nie jest ona przez nich używana. Królują stare metody, a Tobie brakuje pomysłów jak przekonać pracowników do nowego rozwiązania. W tym momencie pojawiamy się my, z wiedzą i doświadczeniem, którym chcemy się podzielić, aby Twój wysiłek przekuć w zadowolenie całego zespołu.

Dlaczego pracownicy boją się zmiany?

Naturalnym zachowaniem u każdego człowieka jest strach przed zmianą, czymś nowym i nieznanym, szczególnie kiedy te zmiany dzieją się w dobrze znanym środowisku. Małgorzata to wieloletnia pracownica firmy zajmującej się handlem międzynarodowym. Zaczynała na najniższym szczeblu, przez kilkanaście lat swojej pracy zdążyła poznać firmę, jej strukturę i kulturę organizacyjną od podszewki. Ba! Miała na nią bardzo duży wpływ. Decyzją prezesa wkrótce ma zostać wprowadzony nowy system komunikacji, opierający się na aplikacji online.

Czy Małgorzata poczuła niepokój? Oczywiście, że tak. To naturalne i całkowicie zrozumiałe, że poznając nowy system, ucząc się obsługi nowego narzędzia będzie musiała wyjść poza strefę komfortu i nauczyć się nowych rzeczy, przyswoić wiedzę, której dotąd nie miała, a która okaże się kluczowa przy wprowadzaniu nowości. Małgorzata boi się zmian, bo dobrze czuje się w miejscu, w którym jest i uważa swój sposób działania za produktywny i efektywny. To poczucie strachu i niepokoju wynikać może z wielu czynników, ale też generować kolejne problemy.

Wprowadzanie zmian w firmie może wywołać nie tylko niepokój i konsternację, ale również bierny opór, wchodzenie w koalicję pracowników lub nawet aktywne przeciwstawianie się decyzjom. Poczucie zagrożenia Małgorzaty może przelać się na jej podwładnych i stanowić barierę dla dalszych działań, ale Małgorzata może stać się również orędownikiem nowej zmiany i przekonać zespół do nowego rozwiązania. Jak jednak przekonać Małgorzatę i cały zespół? Przeczytaj nasze rady, które w swojej firmie zastosował Marek - szef Małgorzaty!

1. Otwarcie komunikuj o zmianach

Jedną z najgorszych rzeczy w komunikacji firmowej są plotki rozsiewające się po organizacji. To karuzela, której nie sposób zatrzymać, kiedy nabierze już rozpędu. Aby zapobiegać wszystkich niedomówieniom, niejasnym informacjom, przekształceniom prawdy Marek od początku otwarcie komunikował o wprowadzeniu nowego narzędzia. Informował zespół o postępach, nakreślił konkretne daty i na każdym etapie odpowiadał na trudne pytania. Marek stopniowo przyzwyczajał zespół do myśli o zmianie narzędzia i nowych sposobach komunikacji, dlatego też zdołał uniknąć plotek w życiu firmy.

otwarta komunikacja

2. Przedstaw korzyści nowego rozwiązania

Zapewne tak jak Marek, przebyłaś/eś już bardzo długą drogę od momentu zauważenia problemu w firmie do decyzji o wyborze konkretnego narzędzia. Zapewne stały za tym godziny researchu, analiz i testowania. Jesteś więc w pełni przekonana/y, że aplikacja, którą wybrałaś/eś jest dla Ciebie i Twojego zespołu idealna. Znasz jej zalety, potrafisz przedstawić korzyści i długofalowe benefity płynące z jej używania. Wszystko to musisz zrobić na głos, wszystkimi wnioskami, które przekonały Ciebie, podziel się w pracownikami. Przedstaw im to narzędzie tak, jak zostało przedstawione Tobie. Spróbuj podążyć przykładem Marka i w formie krótkiej, acz treściwej prezentacji zawrzyj wszystko to, co chciałabyś/chciałbyś przekazać zespołowi.

przedstaw korzyści

W HeySpace oferujemy darmową prezentację produktu z wszystkimi jego możliwościami. Jeśli chcesz, aby przez ten punkt przeprowadził cię nasz specjalista śmiało umów demo.

Każdego tygodnia przeprowadzamy kilka spotkań z klientami. Pierwszym etapem rozmów jest wspólne wypracowanie potrzeb i wyzwań, które aplikacja musi spełnić, żeby wnosiła wartość do zespołu. Podczas tego samego spotkania prezentujemy klientom aplikację, aby mogli zobaczyć czy jest na tyle łatwa, żeby cały zespół mógł śmiało ją wykorzystywać. Takie krótkie spotkanie pomaga naszym użytkownikom w szybkim podjęciu decyzji czy warto podejmować kolejne kroki.

-
mówi Kamil Kotowicz, Business Developer HeySpace.

3. Pokaż swoje zaangażowanie

Markowi w analizie danych i ostatecznym wyborze pomagał kilkuosobowy zespół, którego częścią była również Małgorzata. Wspólnie testowali oni aplikację, poznawali jej zalety i dostosowywali widok do potrzeb firmy. Marek od początku wykazywał duże zaangażowanie i był pierwszą osobą, która zaczęła wprowadzać nowe rozwiązanie. Idąc tym tropem, pamiętaj, że przykład idzie z góry. Jeśli pokażesz swojemu zespołowi, że narzędzie jest niezbędne i sama/sam aktywnie zaangażujesz się w proces wprowadzania go do firmy, Twoi ludzie pójdą za Tobą.

zaangażowanie

4. Znajdź wsparcie wśród pracowników

Wspomniana już Małgorzata, czynnie uczestniczyła w procesie wyboru i testowania, była następną osobą - tuż po Marku, która mogła sprawdzić, jak aplikacja sprawuje się naprawdę. Dzięki temu ma już wiedzę i doświadczenie, aby stać się orędownikiem nowego rozwiązania i przekonywać kolegów i koleżanki z firmy do nowego narzędzia. Niejednokrotnie to opinia osoby, która jest wieloletnim pracownikiem lub jest na podobnym jak my stanowisku jest najbardziej wiarygodna. Zadbaj o to, aby propagatorów takich zmian było jak najwięcej.

wsparcie pracowników

5. Daj czas pracownikom na zaakceptowanie zmiany

Zanim w umysłach zespołu pojawi się świadomość, że zmiana, którą oferujemy jest dobra i ostatecznie opłaci się wszystkim, minie trochę czasu. Małgorzata, zanim w pełni przekonała się do nowego narzędzia, wielokrotnie je testowała, brała udział w szkoleniach, sprawdzała jak wpływa na jej pracę, czy ją usprawnia i najważniejsze - czy jest proste w obsłudze. Dzięki wsparciu Marka oraz zaangażowaniu całego zespołu Małgorzacie szybko udało się zrozumieć działanie aplikacji a jej entuzjazm udzielił się pozostałym.

czas

6. Bądź otwarta/y na uwagi

Jak to bywa przy każdej zmianie, coś zawsze może nie pójść po naszej myśli. Dlatego, aby uniknąć nieporozumień, problemów i odpowiedzieć na obawy, bądź otwarta/y na trudności i komentarze, które mogą pojawić się w tej nowej sytuacji. Aby w pełni skoncentrować się na pracy, wszyscy w organizacji muszą czuć, że zostaną wysłuchani, a ich uwagi będą rozpatrzone. Jeśli pojawią się problemy, których sama/sam nie będziesz potrafiła/potrafił rozwiązać, skontaktuj się z działem supportu. Możesz to robić samodzielnie, lub jak Marek - wyznaczyć do tego kompetentną osobę.

Dla nas, w HeySpace, bardzo ważnym elementem każdego wdrożenia aplikacji jest przeprowadzenie szkolenia dla wszystkich pracowników zespołu lub firmy, do których to aplikacja jest wdrażana. Szkolenie pozwala dużo łatwiej rozpocząć pracę na platformie, co zdecydowanie zmniejsza opór przed wprowadzeniem jej w obieg. Dzięki temu użytkownicy odczuwają zdecydowanie mniejszy niepokój związany z użytkowaniem aplikacji, gdyż już wiedzą jak ją obsługiwać.
W dodatku każdy z użytkowników może zwrócić się z pytaniem lub problemem do działu support za pomocą czatu. Wyznaczone osoby z firmy mają również kontakt z indywidualnym konsultantem, który wspiera ich od pierwszego momentu, w którym stykają się z aplikacją.

-
dodaje Kamil Kotowicz, Business Developer HeySpace
feedback

Wszystkie opisane powyżej działania sprawiły, że Marek i jego zespół odnieśli sukces pod kątem wprowadzenia nowego narzędzia. Zmiany okazały się nie tak straszne, jak myślała Małgorzata, a dotychczasowe rozwiązania odeszły w niepamięć. Wszystko to zasługa rozmów, szkoleń i wzajemnego zaufania, jakim obdarzają się pracodawca i pracownik, ale również doskonałej współpracy i zaangażowania.

Wprowadzanie zmian w organizacji to zawsze wyzwanie, nie tylko dla szefostwa, ale również dla pracowników. Dlatego tak ważne jest stworzenie przemyślanego procesu i konsekwencja w realizacji planu, działanie zgodnie ze swoimi oczekiwaniami, ale również odpowiadanie na potrzeby pracowników, te pojawiające się na bieżąco i w przyszłości. 

Pamiętaj, że nie jesteś w tym sama/sam, że jako HeySpace będziemy wspierać Cię w tej sytuacji, tak aby wszystkie zmiany miały jak najbardziej pozytywny skutek dla całej firmy.   

Wybierz swoją platformę i pobierz aplikację: