19 stycznia 2022

Jak zwiększyć swoją produktywność pracując z domu?

czat-firmowy-na-laptopie

Praca z domu - brzmi jak luksus, prawda? Wstawanie 15 minut przed rozpoczęciem pracy, leżenie na kanapie pod kocem, chodzenie w dresie i więcej czasu wolnego. Przecież to praca idealna, marzenie każdego! Ale jak długo ta sytuacja nam służy? Kiedy kończy się nasza produktywność, a zaczynają kłopoty z work-life balance? Całkiem szybko. Dlatego przygotowaliśmy dla ciebie 12 rad jak zwiększyć produktywność w pracy zdalnej i zadbać o higienę pracy.

too-much

Zaplanuj dzień sobie i swoim bliskim

Praca zdalna jest o tyle skomplikowana, że często w tym domu nie jesteśmy sami. Mamy dzieci, współlokatorów, rodziców czy parterów, którzy, w momencie kiedy musimy pracować, szczególnie mocno pragną naszego zainteresowania i nierzadko potrzebują pomocy. Ważne jest, aby odpowiednio zaplanować dzień i wyznaczyć granice. Poinformować, że w danych godzinach jesteśmy niedostępni lub nie możemy rozmawiać. Dobrym rozwiązaniem jest zawieszenie tabliczki lub kartki z kolorem (zielone i czerwone światło), które mają informować o tym, czy można nam przeszkodzić czy nie. Taki sygnał będzie o wiele bardziej zrozumiały, a dla dzieci może stanowić pewnego rodzaju zabawę.

Urządź swoje miejsce pracy

Odpowiednie urządzenie przestrzeni do pracy to klucz do zachowania work-life balance, dlatego nie odkładaj tego na następny, i następny, i jeszcze następny dzień. Idealną sytuacją jest kiedy możemy na biuro poświęcić osobny pokój, wtedy zamknięte drzwi są jasnym sygnałem - nie przeszkadzać. Jeśli jednak nie mamy takiej możliwości, zadbajmy o funkcjonalność naszego domowego biura, tak aby nie brakowało wygodnego krzesła czy fotela, miejsca na laptopa, notatki i sprzętu biurowego. Zapewnijmy sobie jak najwięcej naturalnego światła. Dobrym rozwiązaniem jest biurko przy oknie, łatwiej nam wtedy odciążyć wzrok od ciągłego wpatrywania się w ekran komputera. Spróbuj urządzić swoje miejsce tak, aby jak najlepiej przypominało to biurowe.

home-office

Zadbaj o rutynę

Mimo że słowo rutyna nie kojarzy nam się zbyt ekscytująco, to jest ona ważna dla naszego organizmu, który przyzwyczajony do określonych nawyków łatwiej wchodzi w tryb: praca czy odpoczynek. Rutyna pomaga zwiększyć twoją wydajność i produktywność, a co ważne - nie popaść w marazm, kiedy praca w domu zaczyna nas przytłaczać. Najlepiej zacząć od prostych czynności - codziennie rano wstawaj o tej samej porze - im wcześniej tym lepiej. W pierwszej kolejności zjedz śniadanie lub wypij kawę, weź prysznic, a przede wszystkim wyjdź z łóżka, które powinno stanowić tylko i wyłącznie strefę odpoczynku. 

Zaplanuj swój dzień pracy

Kiedy spełniłeś już wszystkie punkty swojej morning routine, ułóż plan dnia albo nawet tygodnia. Poświęć na to nawet pół godziny, jeśli ma to usprawnić twoją pracę. Ustal w jakich godzinach musisz lub możesz pracować, a potem szczegółowo: kiedy odpisujesz na maile, o jakiej porze masz spotkania, a kiedy poświęcasz się projektom. Taki stały cykl pozwoli ci utrzymać wydajność pracy na wysokim poziomie, nie tracić czasu na organizację zadań w danym dniu i zachować produktywność. Jeśli wyrobisz sobie taki nawyk na samym początku, w pełni się do niego dostosujesz następnego dnia (i kolejnego też).

Jeśli masz wątpliwości co do trzymania się planu, a jednocześnie chcesz jeszcze lepiej nadzorować swój czas i widzieć, ile czasu poświęcasz na jaki projekt, a ile czasu na nieefektywne czynności skorzystaj z TimeCamp. Śledzenie czasu nigdy nie było łatwiejsze! TimeCamp działa w tle, trackując ile czasu przeznaczasz na konkretne zadania, kiedy robisz przerwy a kiedy oddajesz się rozrywce. Pod koniec dnia możesz przeanalizować statystyki i jeszcze lepiej dostosować swoją pracę.

time-camp

Zrób listę rzeczy do zrobienia

Każdy dzień to nowe wyzwania, szczególnie kiedy pracujesz w domu. Dlatego, aby uporządkować zadania, ale zadbać też o komfort psychiczny warto stworzyć listę rzeczy do wykonania. Kiedy zwizualizujesz sobie swoje obowiązki przestaną one być tak przytłaczające, przejmiesz nad nimi kontrolę i uspokoisz umysł. Możesz umieścić na niej nie tylko zadania, które czekają na ciebie w pracy, ale również po niej, ustalić priorytety i skupić się na jednej czynności. Przy ich realizacji dobrze jest zacząć od tych łatwiejszych, tak na rozgrzewkę, a te najtrudniejsze zadania zostawić sobie na najbardziej produktywny czas pracy.

Narzędziem, które może pomóc ci w tym jest HeySpace. Pozwala ono na tworzenie tablic, stworzonych z list zadań, czyli kart. Możesz łatwo przesuwać je z sekcji: do zrobienia do sekcji w trakcie lub zrobione. Do kart przypiszesz imię osoby odpowiedzialnej, ale też checklistę czy datę rozpoczęcia i zakończenia zadania. Dzięki wykorzystaniu tablic Kanban w łatwy sposób zwizualizujesz pracę, zachowasz porządek pracy, a w praktyce nie utoniesz w obowiązkach. 

chat-view-heyspace

Zadbaj o przerwy

Nawet najlepszy pracownik kiedyś się męczy, a ten najbardziej kreatywny - zauważa twórczą blokadę. Dlatego tak ważne są przerwy! Praca przez cały dzień, bez choćby jednej małej pauzy zabija twoją produktywność (i efektywność!) szybciej niż myślisz. Nasze organizmy to nie pozbawione życia maszyny podłączone do prądu, do którego dostęp jest stały. Bez jedzenia, chwili na rozciąganie, kilku minut spaceru czy po prostu przewietrzenia pokoju wpadamy w znużenie i szybko tracimy motywację

Spróbuj zastosować technikę Pomodoro. Przez 25 minut skupiaj się maksymalnie na zadaniu, aby później zrobić 5-minutową przerwę. Po czterech takich seriach należy Ci się już dłuższa przerwa (od 15 do 30 minut). Pamiętaj jednak, aby pracując pilnować czasu przeznaczonego na zadania i nie przekraczać go ani o minutę. Dzięki temu efektywniej wykorzystasz czas na pracę, a jednocześnie zachowasz zdrowy balans.

Wyeliminuj rozpraszacze

Praca w domu oprócz wygody i oszczędności czasu, przyniosła nam także poczucie mniejszej kontroli przez naszych pracodawców. Sprawia to, że częściej pozwalamy sobie na używanie telefonu i scrollowanie mediów społecznościowych. To nasz główny rozpraszacz w pracy zdalnej, który nie tylko zmniejsza naszą produktywność, ale również dosłownie pożera czas! Postaraj się odłożyć telefon na bok, wyłączyć powiadomienia (również te na komputerze), a najlepiej internet. Jeśli nie masz wystarczająco silnej woli, aby to zrobić, załóż blokadę na konkretne aplikacje w godzinach pracy. 

Skupienie wymaga jednak od nas nie tylko odłożenia telefonu, ale w miarę możliwości wyeliminowania wszystkich rozpraszaczy. Może to być włączony telewizor, głośno tykający zegar czy remont u sąsiada. Na niektóre z nich nie możesz zbyt wiele poradzić (może oprócz kupienia zatyczek do uszu). Jednak niektóre możesz z łatwością wyeliminować i np. dźwięk piorącej pralki zastąpić muzyką do pracy.

distractors

Multitasking - w życiu, tak, w pracy - niekoniecznie

Zapewne wiesz, jak często temat multitaskingu pojawia się w momencie szukania pracy czy już jej wykonywania. Istnieje przekonanie, że robienie kilku rzeczy na raz jest bardzo efektywnym sposobem radzenia sobie z obowiązkami i cenną umiejętnością. A co gdybym powiedziała Ci, że nie zawsze multitasking jest dobry? 

W przypadku kiedy pracujesz nad jednym zadaniem, ale myślami jesteś przy kilku innych spada twoja produktywność. Zamiast skupić się na maksymalnym wykorzystaniu czasu i umiejętności, aby skończyć jedno, w głowie snujesz plany, co i w jaki sposób zrobić z resztą. Multitasking jest świetny kiedy prowadzisz dom i musisz ugotować obiad, porozmawiać z mamą i jeszcze przebrać dziecko w tym samym czasie, ale w pracy nie zawsze się sprawdza. Działaj według powyższych zasad, użyj techniki Pomodoro, a czas przeznaczony na pracę wykorzystaj na jedno zadanie.

multitasking

Planuj i przygotowuj posiłki z wyprzedzeniem

Nic nie zajmuje tyle czasu, co codzienne gotowanie! Szczególnie kiedy dodasz do tego czas zakupów i wymyślanie przepisu. Kiedy pracujesz z domu nie masz już tylu możliwości, co w biurze - nie pójdziesz z kolegami na lunch, nie skorzystasz z dostaw jedzenia do firmy czy dnia pizzy. Dlatego warto jest wcześniej przemyśleć menu na cały tydzień i dzień wcześniej przygotować chociaż część posiłków. Później wystarczy je tylko odgrzać! Zaoszczędzisz nie tylko czas, ale i nerwy. Już nie będziesz musiał wybijać się z rytmu pracy, bo twój żołądek odezwie się w proteście.

Ekstra rada! Planowanie posiłków to dobry sposób na zaoszczędzenie pieniędzy. Wiesz dokładnie, co masz kupić, a trzymając się listy znacznie rzadziej ulegasz pokusom i promocjom. Dodatkowo wydłużasz swój czas wolny, bo w praktyce nie błądzisz po sklepie, zastanawiając się czego brakuje, a śmigasz między regałami.

cooking

Zadbaj o work-life balance

Teoretycznie, skoro pracujesz z domu zadbanie o work-life balance powinno być dużo łatwiejsze. Po prostu zamykasz laptopa, wyciszasz telefon i od razu opuszczasz miejsce pracy. Otóż nie! Ciężko jest powstrzymać się od sprawdzenia maila wieczorem (czasem nawet przed snem) czy dopilnowaniem, czy projekt idzie zgodnie z planem. Twój laptop jest na wyciągnięcie ręki, więc zajrzenie na 5 minut to żaden grzech, prawda? Niestety, takim zachowaniem zaburzasz rytm dnia, balans między pracą a życiem osobistym czy życiem rodzinnym zaczyna się zacierać, a ty masz wrażenie jakbyś nigdy nie wychodził/wychodziła z pracy. Dlatego gdy minie ustalona przez ciebie godzina końca twojej pracy, zamknij laptopa (ale tak naprawdę) i odpocznij. Uwierz mi, wyjdzie ci to na zdrowie.

Nie trać kontaktu ze współpracownikami 

Zamknięcie w domu to również znaczne ograniczenie kontaktu z naszymi kolegami z pracy - już nie macie możliwości spotkać się przy kawie w biurze czy wymienić kilkoma niewinnymi plotkami. Dlatego też zadbaj o komunikację, choćby wirtualną. Tu znów z odsieczą przychodzi HeySpace, który oprócz zarządzania zadaniami oferuje również czat, który idealnie sprawdzi się do podtrzymywania relacji w zespole. Utwórz osobny kanał na memy, ciekawostki czy po prostu rozmowy, kiedy ktoś z zespołu potrzebuje kontaktu. Pamiętaj, że nie tylko ty zmagasz się z home office, wszystkimi jego plusami i minusami i nie tylko ty zastanawiasz się jak zwiększyć produktywność w domu. Wzajemne wsparcie może okazać się kluczowe przy małych kryzysach - tych w pracy, i tych prywatnych.

slack-chat

Zadbaj o ruch, najlepiej na świeżym powietrzu

Praca w domu ogranicza naszą mobilność, już nie musimy dojeżdżać do pracy, stać w korkach czy podróżować z tłumem w jednym pojeździe, ale jednocześnie znacznie ograniczamy sobie ruch. W pewnym momencie stajemy się leniwi, a nasze jedyne wyjścia z domu są do sklepu (chyba, że korzystamy z dostaw jedzenia). Szybko może przełożyć się to na naszą kondycję, dlatego tak ważne jest, aby nie zapominać o wieczornym spacerze, jeździe na rowerze czy wyjściu na siłownię. Organizm, który jest dotleniony pracuje wydajniej, a sport pozwala również rozładować stres i negatywne emocje. Nie czekaj więc i już dziś wyjdź na zewnątrz.

Mamy nadzieję, że te rady pozwolą ci zwiększyć twoją produktywność i zadbać o jak najefektywniejszą pracę w domu. A jeśli mimo to nie jesteś entuzjastą home office, to życzymy jak najszybszego powrotu do biura!

Wybierz swoją platformę i pobierz aplikację: