27 stycznia 2022

Kanban - metoda pracy przyszłości

kanban

Pomyślna realizacja projektu uzależniona jest od wielu czynników, takich jak budżet, wielkość zespołu i umiejętności jego członków, czas na pracę czy właściwa komunikacja. Jednakże, aby wszystko działało prawidłowo i bez zakłóceń, niezbędnym jest wprowadzenie efektywnego zarządzania. Idealnym rozwiązaniem jest metoda Kanban - wydajny framework, który przeprowadzi cię przez cały proces - od pierwszego pomysłu do finału projektu. Ale czym tak właściwie jest Kanban, w jakim celu go używać i jak wygląda praca w tym systemie?

Czym jest Kanban?

Kanban jest zwinną metodyką zarządzania projektami, nazywaną często zarządzaniem agile. Jej początki sięgają lat 40. XX wieku, kiedy to tuż po II wojnie światowej, japońska firma Toyota Motor Corporation, aby dorównać swoim amerykańskim konkurentom, wprowadziła metodę pracy, której celem była wizualizacja procesów i zadań.  Słowo "kanban" w wolnym tłumaczeniu jest połączeniem słów: widoczny i kartka papieru lub "sygnał wizualny".

Metoda Kanban opiera się na haśle „7 x żadnych”: żadnych braków, żadnych opóźnień, żadnych zapasów, żadnych kolejek – gdziekolwiek i po cokolwiek, żadnych bezczynności, żadnych zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych, żadnych przemieszczeń. Z czasem ta idea została dopasowana do innych branży, nie tylko produkcyjnej, a wykorzystanie Kanban polegało na używaniu karteczek samoprzylepnych, które następnie zostały przekształcone w programy komputerowe i narzędzia online.

Czym jest WIP?

Kanban to wyjątkowa metodyka pracy, ze względu na wzrost produktywności i skupienia, jaki ułatwia. Główną myślą systemu Kanban jest kończyć zadania, a nie tylko zaczynać, ze szczególnym uwzględnieniem zasady, że w jednym momencie można pracować nad tylko jednym zadaniem. Ważnym elementem metody Kanban jest WIP limit (work in progress limit), czyli ograniczenie pracy w toku. Ma on na celu zwiększenie jakości oraz efektywności, pomaga optymalizować wydajność, pozwalając rozpocząć nowe zadanie (task, karta Kanban) tylko wtedy, jeśli pozwala na to nasz limit pracy.

Jak działa metoda Kanban?

Ta zwinna metoda wykorzystuje tablice Kanban, które podzielone są na listy (kolumny), nazywane również statusami. Każda lista składa się z kart, o których przeczytasz więcej w następnym akapicie.  Karty Kanban na tablicy przesuwane są zgodnie ze statusem zadania, informując na jakim etapie one są; zwykle są trzy: do zrobienia (to do), w trakcie pracy (doing), zrobione (done). Jednakże każdy projekt wymaga swoich indywidualnych statusów i w zależności od specyfiki branży są one dopasowywane przez zespół czy project managera, tak aby w finalnym efekcie zadowolić nie tylko management, ale również klientów.

heyspace

Karty na tablicy Kanban

Karty Kanban na tablicy to zadania, które zespół ma do wykonania po uprzednim podziale obowiązków. W tradycyjnej metodzie są to zazwyczaj karteczki samoprzylepne, w różnych kolorach, odpowiadających różnych kategoriom jak np. w dziale marketingu: żółta - research, różowa - social media, niebieska - copywriting. W aplikacjach do zarządzania zadaniami karteczki są identyczne, tylko że wirtualne i najczęściej oznaczone konkretnymi tagami. Druga wersja jest zdecydowanie bardziej efektywna, dlatego, że wirtualna karta ma nieograniczone miejsce na notatki.

Zwykle karta Kanban zawiera w sobie: 
- nazwę karty, opis zadania, 
- datę rozpoczęcia i zakończenia zadania,
- przypisane osoby, odpowiedzialne za zadania, 
- rodzaj/kategorię zadania.

Do karty można śmiało dopisać checklistę czy dodawać linki i pliki, zaczerpnięte z wirtualnych dysków. Dzięki temu panuje porządek, a pracowników nie irytuje brak dostępu do danych.

karta

Dlaczego Kanban jest tak skuteczny?

Psycholog Albert Mehrabian w swojej książce “Silent Message” już pół wieku temu udowodnił, że informacje wizualne są przetwarzane przez ludzki mózg dużo szybciej niż tekst. Nasze mózgi przyzwyczajone są do przetwarzania obrazów - 90% informacji, które odbierają to właśnie komunikacja wizualna. Jednak to nie jedyna przyczyna sukcesu metody Kanban. Oprócz tego, że jest szybciej przyswajalna, pozwala uporządkować pracę zespołu.
Wizualizacja zadań i procesów oraz utrzymywanie aktualnego statusu zadań sprawia, że każdy członek zespołu wie, co ma robić. Taka praca nad taskami i komunikacja w czasie rzeczywistym wpływa na transparentność, ogranicza niepotrzebne aktywności, pozwala śledzić tablicę w danym momencie, bez konieczności  rozpraszania współpracowników - jedynym słowem: usprawnia przepływ informacji.
Co więcej, praca za pomocą metody Kanban skraca czas wykonania projektu i dostarczenia go do klientów, czyli tzw. lead time.

Dla kogo jest metoda Kanban?

Tak naprawdę Kanban jest dla każdego, niezależnie nad jakim projektem pracuje, czy chce zaplanować pracę zespołu nad nowym produktem, konferencję prasową, event czy własne wesele. Jednak najlepiej sprawdzi się w firmach, które potrzebują usprawnić przepływ informacji i wydajność pracy. Wprowadzenie systemu Kanban do działów IT czy produkcji skłoniło inne branże, takie jak marketing, działy rozwoju, logistykę czy e - commerce  do coraz częstszego wykorzystywania tablic. W oparciu o Kanban może pracować praktycznie każda organizacja, chcąca uniknąć negatywnych konsekwencji niezaplanowanej pracy, jak poczucie bezczynności u pracowników lub wykonywania zbędnych czynności.

Przykładowe tablice

Aby jak najefektywniej kierować pracą zespołu i odpowiednio stawiać wymagania, należy dobrze dostosować tablice Kanban. Ułożenie ich w taki sposób, aby zastąpiły kartkę papieru, która często jest punktem wyjścia do pracy z systemem Kanban, da natychmiastowe rezultaty. 

Istnieje kilka najpopularniejszych metod ułożenia tablic, pracując z którymi, jesteś w stanie wyeliminować błędy przepływu pracy.

Pierwszym sposobem kontroli (i jednocześnie najczęściej wykorzystywanym) jest wymieniony już wyżej podział na TO DO (do zrobienia), DOING (w trakcie) i DONE (zrobione).

Wykorzystywany w sprintach drugi sposób to podział na SPRINT BACKLOG, IN PROGRESS, TESTING i DONE.

Kolejny przykład z firmy poligraficznej to: DO ZROBIENIA, PRZYGOTOWANIE GRAFIKI, DO DRUKU, W DRUKU, ZAKOŃCZONE.

A podział na DO ZROBIENIA, TEKSTY, ZDJĘCIA, CENA, WYSTAWIENIE PRODUKTU to sposób wykorzystywany przykładowo przez pracowników i management w e-commerce.


board

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie?

Wiesz już, czym jest system Kanban i na czym polega jego działanie. Jeśli chcesz jednak zastosować go w swojej pracy, najpierw zastanów się nad potrzebami - Twoimi i Twojego zespołu. Porozmawiaj z nimi, aby mieć szerszy ogląd sytuacji, a następnie zapoznaj się z listą najlepszych aplikacji, pracujących w oparciu o tablice Kanban.

HeySpace

hs-chat

HeySpace to narzędzie typu „dwa w jednym”, które pomaga zarządzać zadaniami i jednocześnie komunikować się z zespołem. Nie potrzebujesz już kilku różnych aplikacji, które pomogą Ci zorganizować przepływ pracy Twojego zespołu, ponieważ HeySpace daje Ci wszystko, czego potrzebujesz. W każdym używanym obszarze roboczym możesz przełączać się między pięcioma różnymi widokami — czatem, tablicą, listą, kalendarzem i widokiem osi czasu do zarządzania zadaniami. Dzięki temu masz przejrzysty przegląd zadań w ramach danego projektu w widoku tablicy Kanban, kontrolujesz terminy i łatwo komunikujesz się ze swoim zespołem.

W HeySpace możesz organizować swoje tablice Kanban według własnego uznania. Masz możliwość  tworzyć wiele list i nazywać je jak chcesz. HeySpace pozwala dodawać w kartach osoby przypisane, ustawiać postępy, dodawać daty rozpoczęcia i ukończenia, dołączać pliki i komentować. Tablice są łatwe w użyciu i pomagają członkom zespołu nie tylko szybko sprawdzić, co w danym momencie należy zrobić, ale również sprawnie i szybko się komunikować.

Kanban Tool

kanban tool



Kanban Tool oferuje przejrzysty, przyjazny dla użytkownika interfejs oraz szereg funkcji ułatwiających pracę. Możesz wizualizować obciążenie pracą na tablicy Kanban i śledzić wiele projektów za pomocą poziomych torów. Oprócz tego masz możliwość współpracy z członkami swojego zespołu w czasie rzeczywistym. Jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, narzędzie pozwala uzyskać jedno z dostępnych ulepszeń, a jest ich wiele. Kolejną przydatną funkcją, którą zapewnia Kanban Tool, jest możliwość korzystania z automatycznych wykresów, aby poznać wydajność swojego zespołu. Dzięki nim łatwiej zaplanujesz działania na przyszłość i jeszcze bardziej usprawnisz planowanie swojego projektu.

To jedna z najlepszych aplikacji Kanban używanych zarówno przez duże, jak i mniejsze zespoły. Może być używany przez zwinne zespoły do ​​tworzenia oprogramowania, ale świetnie sprawdzi się również w marketingu, projektowaniu lub księgowości. Dodatkowo, aplikacja ma funkcję śledzenia czasu, która jest rzadka w innych aplikacjach Kanban. Jest to bardzo wygodne i pomaga skoncentrować się na jednym zadaniu na raz.

Trello

trello



Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z Trello, prawdopodobnie kojarzysz go z łatwością obsługi i prostotą. Trello pomaga organizować pracę na tablicach Kanban, a także na listach, dzięki czemu można łatwo ustalać priorytety i kontrolować swoje obowiązki. Interfejs jest przyjazny dla użytkownika, ale nie daj się zmylić– Trello oferuje zaawansowane funkcje, które pomogą Ci zachować produktywność, bez zbędnego bałaganu, który mógłby Cię zdezorientować. Przydatną funkcją Trello jest to, że każda tablica Kanban ma swój własny adres e-mail, którego możesz używać do tworzenia kart i wysyłania załączników do przesyłania na karty zadań. Trello ułatwia również przeszukiwanie aplikacji dzięki opcjom filtrowania i etykietom, które bez problemu dostosujesz do potrzeb swojego zespołu.

Trello to jedna z najlepszych aplikacji Kanban z wieloma przydatnymi funkcjami i dodatkami, które mogą zapewnić bardziej zaawansowane funkcje zarządzania przepływem pracy.

Monday.com

monday

Monday.com to kolejna aplikacja Kanban, która oferuje szereg szablonów, które możesz dostosować do swojego przepływu pracy i potrzeb. W rzeczywistości jest to dość złożone oprogramowanie do zarządzania projektami z tablicami Kanban, jako jedną z możliwych opcji dla kierowania projektami. Po utworzeniu zadania możesz łatwo śledzić postęp i czas na tablicy Kanban, ale nie tylko. Aby jeszcze bardziej efektywnie zarządzać, masz również możliwość przeglądania zadań na wykresie Gantta, co daje większą kontrolę nad projektami i kolejnymi etapami. Abyś był na bieżąco z pracą zespołu, Monday.com zapewnia tygodniowy przegląd wszystkich zadań ustawionych na nadchodzący tydzień. Ta funkcja ułatwia szybki powrót do projektu po weekendzie i nie marnowanie cennego czasu na ponowne. wdrożenie. W Monday.com możesz łatwo przełączać się między tablicami w stylu Kanban a innymi widokami. To sprawia, że zarządzanie pracą jest bardziej elastyczne.

Kanbanize

kanbanize



Kanbanize to narzędzie do zarządzania zadaniami i jedna z najlepszych aplikacji, bazująca na metodzie Kanban, które pomoże Ci zorganizować pracę i śledzić projekty w czasie rzeczywistym, eliminując potrzebę raportowania postępów. Jedną z najciekawszych funkcji aplikacji jest wizualizacja zależności między kartami, dzięki czemu tablice Kanban są jeszcze wydajniejsze i lepiej zorganizowane. Możesz zautomatyzować istniejące procesy, zależności i interakcje i zawsze widzieć dokładny stan. Przejrzysta prezentacja wizualna jeszcze bardziej ułatwia kontrolę nad przepływem pracy. Kanbanize oferuje również bogaty moduł analityczny, który pomoże Ci śledzić najważniejsze metryki Kanban i osiągać ciągłe doskonalenie w oparciu o wyniki. Narzędzie jest dostarczane z różnymi integracjami aplikacji, w tym Google Drive, Dropbox i GitHub. Wielu użytkowników twierdzi, że jest to najlepsza aplikacja Kanban do zwinnego zarządzania projektami.



Mamy nadzieję, że przedstawiona wiedza i wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniej aplikacji, wykorzystasz w praktyce i będziesz cieszył/cieszyła się z wybranej metody Kanban, realizując wspaniałe projekty.

Wybierz swoją platformę i pobierz aplikację: