6 listopada 2020

Komunikator firmowy - zalety, wady, najlepsze programy

Komunikacja w zespołach wymaga często doboru odpowiednich narzędzi. Nie wszystkie rozmowy mogą być prowadzone osobiście, szczególnie gdy pracujemy w firmie, która ma wiele lokalizacji. Bez wygodniej platformy do komunikacji pracownicy mogą czuć się zagubieni i nie dzielić się wieloma informacjami z innymi. Dlatego też coraz więcej firm stawia na różnego rodzaju komunikatory internetowe, intranet czy grupy na Facebooku, gdzie pracownicy mniej lub bardziej formalnie mogą rozmawiać i dzielić się informacjami.  W artykule znajdziesz informacje o zaletach i wadach przedstawionych rozwiązań, ale również listę komunikatorów internetowych, które umożliwią prowadzenie rozmów tekstowych,  przesyłanie plików, tworzenie kanałów tematycznych oraz rozwiązania te pozwalają na rozmowy głosowe, wideokonferencje i udostępnianie ekranu.

Komunikatory firmowe - wady i zalety

Komunikatory internetowe stają się coraz popularniejsze w czasach, kiedy nasze skrzynki mailowe pękają w szwach i coraz więcej osób ma problem z przebrnięciem przez wszystkie bardzo pilne wiadomości wymieszane ze spamem. Bezpośrednie wiadomości, o których użytkownik często dostaje powiadomienia, wydają się w tym wypadku bardziej skuteczną metodą komunikacji.

Komunikacja za pomocą czatu w firmie jest szybsza, niż pisanie wiadomości mailowych i odbywa się na zasadzie zbliżonej do rozmowy twarzą w twarz, więc mamy tu do czynienia bardziej z dialogiem, niż przerzucaniem się długimi mailami i wypisywaniem list pytań i kwestii, które chcemy omówić. To oszczędza czas i pozwala szybciej uzyskać pożądane odpowiedzi i decyzje.

Dzięki komunikatorowi możesz też często łatwo sprawdzić, czy dana osoba jest przy komputerze. Możesz też rozmawiać z osobami niebędącymi w tym samym miejscu, co w połączeniu z aplikacją do zarządzania zadaniami pozwala nam w każdej chwili przejść na pracę w trybie home office lub budować zespoły rozproszone geograficznie.

Korzystanie z komunikatorów niesie jednak ze sobą również kilka poważnych wad, których trzeba być świadomym. Negatywne efekty można ograniczać, jeśli wprowadzi się kilka zasad w firmie i nauczy się użytkowników odpowiedniego korzystania z narzędzia do komunikacji.

Rozproszenie uwagi

Przede wszystkim czaty są dużym dystraktorem. Ciągłe powiadomienia o przychodzących wiadomościach odrywają nas od bieżącego zadania, a każda prośba wydaje się bardziej pilna, bo przekazana w czasie rzeczywistym. Jeśli ktoś nas o coś prosi poprzez komunikator, mamy ochotę natychmiast ją spełnić, mieć to z głowy i z czystym sumieniem zakończyć rozmowę. Powoduje to, że pracujemy nad kilkoma zadaniami naraz, co nie jest efektywne i wywołuje tzw. efekt piły. Nasze skupienie spada po każdym zakłóceniu i potrzebuje czasu, aby powrócić do stanu, w którym znajdowało się wcześniej. Wykres poziomu skupienia przy częstych rozproszeniach przypomina więc piłę.

Efekt piły obniżenie produktywności przy przerwach w pracy

Jak zapobiegać takiej sytuacji, gdy korzystamy z komunikatora w firmie?

Oto nasze rekomendowane sposoby:

Marnowanie czasu na rozmowy nie na temat

Łatwość korzystania z czatu może również zagrażać produktywności. Rozmowy grupowe na tematy niezwiązane z pracą, czatowanie z kolegami na urlopie czy przesyłanie sobie memów to tylko kilka przykładów sytuacji, w których czat przyczynia się do marnowania czasu. Szybkie wysyłanie wiadomości z komputera jest mniej widoczne przez otoczenie, niż pogaduchy przy kawie w kuchni, więc i częściej praktykowane. Trudno się oprzeć chęci przesłania kolegom z pracy ciekawego newsa, najnowszego mema czy zasłyszanej plotki.

Jak ograniczyć nieproduktywne rozmowy?

Mierz czas, jaki poświęcasz na różne aktywności. Możesz wykorzystać do tego aplikację TimeCamp. Jeśli czujesz, że czas w pracy ucieka Ci przez palce, sprawdź jak dużo przeznaczasz go na rozmowy na czacie. Kiedy okaże się, że rzeczywiście jest to znacząca ilość, spróbuj się ograniczyć. Wyłączaj czat na pewien czas i nie zaczynaj dyskusji niezwiązanych z Twoimi obowiązkami.

Depersonalizacja rozmów

Konwersacje na czacie często zastępują w firmach rozmowy twarzą w twarz. Łatwiej jest napisać do współpracownika na czacie, niż iść do jego pokoju i porozmawiać. Niestety, wiadomości tekstowe nie przekazują mowy ciała, tonu głosu itp. Gdy szef pyta nas na kiedy dostanie raport, chcielibyśmy wiedzieć, czy jest zniecierpliwiony. Tego nie wyczytamy niestety z wiadomości na komunikatorze. Możemy wykorzystywać emotki, aby trochę ożywić nasz przekaz, ale nadal jest to o wiele mniej naturalne, niż w przypadku rozmowy osobistej. Wbrew pozorom, takie pozawerbalne sygnały są często bardzo ważne, aby odpowiednio zrozumieć nastawienie i intencje rozmówcy. Przez to wiadomości na komunikatorze mogą być często odbierane jako bardziej stanowcze, czy wręcz agresywne, niż gdyby były przekazywane bezpośrednio. Może to powodować narastanie negatywnych emocji między pracownikami oraz zwiększać ich uczucie odosobnienia i niezrozumienia.

Jak radzić sobie z nieodpowiednią interpretacją wiadomości na czacie?

Najlepsze komunikatory firmowe - porównanie aplikacji

Kiedy znasz już zalety czatów firmowych i wiesz jak poradzić sobie z ich wadami, pora na wybór odpowiedniej aplikacji. Porównaliśmy kilka najpopularniejszych komunikatorów internetowych, aby ułatwić Ci wybór.

1. HeySpace

HeySpace to połączenie Slacka i Trello, ale z bardziej zaawansowanymi funkcjami. Pozwala nie tylko na łatwą komunikację poprzez czaty indywidualne i grupowe czy wideokonferencje, ale również usprawnia zarządzanie projektami, więc to nie tylko komunikator, lecz także platforma do współpracy między osobami z Twojej firmy.

HeySpace chat view

Dzięki konstrukcji tej aplikacji możesz zobaczyć dwa moduły w jednym miejscu - swój zespół (komunikator), czyli rozmowy jeden na jeden, które pozwalają zarówno na rozmowy głosowe (wideo) i wysyłanie wiadomości tekstowych oraz Space’y (odpowiadające np. projektom), każdy Space posiada czat grupowy, tablicę z zadaniami, kalendarz, oś czasu oraz zadania w formie listy. Wiadomości na czacie możesz łatwo przekształcać w zadania, które znajdziesz potem na tablicy. Aplikacja wysyła powiadomienia o przychodzących wiadomościach czy przypisanych zadaniach i terminach. Każde zadanie możesz szczegółowo opisać, ustalić datę rozpoczęcia i zakończenia, przypisać do niego osoby, dodawać tagi, załączniki i listy zadań, a także komentować. Wszystko po to, by być na bieżąco z postępem zadań.

Funkcja Workspace’ów, czyli obszarów roboczych pozwala tworzyć wiele przestrzeni, na przykład jeśli pracujesz dla różnych organizacji lub masz różnych klientów. Zaletą HeySpace jest też przyjemny i intuicyjny interfejs.

HeySpace zapewnia przestrzeń do swobodnej i płynnej współpracy z zespołem i klientami. Nigdy więcej przełączania między aplikacjami i kartami. Masz wszystko w jednym miejscu!

Cena:
Narzędzie jest darmowe dla zespołów do 5 osób, z podstawowymi funkcjami
PREMIUM dla zespołów i firm średniej wielkości - 5 USD za użytkownika/miesiąc

2. Slack

Slack jest jednym z najpopularniejszych komunikatorów firmowych na świecie. Komunikacja jest w nim podzielona na kanały, a dodatkowe funkcje pozwalają na zarządzanie projektami w jednym miejscu.

Źródło: slack.com

Dla ułatwienia komunikacji Slack pozwala nam korzystać z wideokonferencji i rozmów głosowych. W wersji darmowej są one jednak ograniczone do rozmów 1:1. Aby ułatwić i zautomatyzować pracę, możesz skorzystać z integracji z wieloma innymi aplikacji takimi jak Google Drive. Nielimitowana liczba integracji dostępna jest w planach płatnych.

W Slacku możesz wyszukiwać wiadomości w wielu kanałach jednocześnie, co ułatwia szybkie znajdowanie potrzebnych informacji. Wyszukiwać możesz również pliki, którymi dzielisz się w aplikacji.

Cena:
FREE - darmowy plan z podstawowymi funkcjonalnościami.
STRANDARD - plan dla małych i średnich firm od 6,67 USD za użytkownika/miesiąc
PLUS - plan dla większych biznesów od 12,5 USD za użytkownika/miesiąc

3. RocketChat

RocketChat to narzędzie do komunikacji w formule open source. Można w nim tworzyć kanały prywatne grupy, aby wygodnie rozmawiać w różnych konfiguracjach. Aplikacja umożliwia prowadzenie rozmów głosowych i wideo razem z dzieleniem ekranu.

Posiadając pełny dostęp do kodu źródłowego, możesz dostosować, rozszerzyć lub dodać nową funkcjonalność, aby spełnić wymagania Twojego biznesu.

Do RocketChat można również zapraszać gości, aby współpracować z nimi w jednym miejscu. Aplikacja umożliwia też wgrywanie i dzielenie się plikami.

Cena:
Koszty korzystania z RocketChat zależą od tego, czy chcemy samodzielnie zarządzać aplikacją, czy wybieramy rozwiązanie w chmurze.
Pakiet podstawowy w chmurze kosztuje 2$/użytkownika, a bardziej rozszerzony 4$.
Przy opcji self-managed podstawowa opcja jest bezpłatna, a wersja Pro kosztuje 3$/miesiąc/użytkownika.

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams to jeden z najbardziej popularnych komunikatorów dla firm na świecie. Umożliwia wysyłanie wiadomości, wideorozmowy oraz udostępnianie plików. Jest używany zarówno przez firmy, jak i szkoły. Jako że jest to narzędzie od Microsoft, łatwo integruje się z pakietem Office 365, dzięki czemu można wspólnie pracować nad plikami Word czy Excel.

Główną funkcją tego narzędzia jest komunikacja. Komunikator umożliwia nam tworzenie "zespołów", w których możemy prowadzić komunikację za pomocą rozmów tekstowych oraz wideokonferencji. Ale to nie wszystko. Teams daje nam również możliwość udostępniania i  przesyłania plików Podczas wideokonferencji możesz udostępniać ekran, zmienić lub rozmyć swoje tło, czy nawet skorzystać z “Trybu Razem”, aby ustawić wirtualne tło dla wszystkich uczestników rozmowy.

Cena:
wersja bezpłatna zawiera jedynie funkcję czatu
W ramach większego pakietu narzędzi Microsoft 365 dostępny jest również MS Teams, całość kosztuje od €4.20 do €19.70 za użytkownika miesięcznie, w zależności od pakietu.

5. Ryver

Ryver to aplikacja posiadająca wszystkie najważniejsze funkcje dla współpracy i komunikacji w zespole. Jego podstawą jest czat z nielimitowaną liczbą wiadomości i wątków oraz możliwością dzielenia się plikami.

Źródło: ryver.com

Poza wysyłaniem wiadomości Ryver umożliwia również zarządzanie zadaniami na tablicach oraz wykonywanie połączeń głosowych, oraz wideo. Aplikacja oferuje integracje z wieloma popularnymi narzędziami takimi jak: Gmail, Evernote, MailChimp, Asana czy Trello. Można z niej korzystać zarówno na desktopie, jak i na urządzeniach mobilnych.

Cena:
STARTER - 49$ miesięcznie za zespół do 12 użytkowników
UNLIMITED - 79$ miesięcznie za nielimitowaną liczbę użytkowników
ENTERPRISE - 149$ miesięcznie za nielimitowaną liczbę użytkowników, support premium, dodatkowe opcje zarządzania zespołem, funkcję Single-Sign-On i środowisko testowe

6. Chanty

Chanty to narzędzie do współpracy w zespole. Oferuje funkcje czatu, wideorozmów, zarządzania zadaniami i dzielenia się plikami. Twórcy podkreślają, że jest to narzędzie bardzo łatwe w użyciu i implementacji. Komunikacja w Chanty podzielona jest na kanały, w których można rozmawiać i tworzyć zadania w widoku tablicy. Chanty wyróżnia się przyjemnym interfejsem, który jest dostępny również w ciemnej wersji.

Cena:
FREE - darmowy plan jest ograniczony do 10 użytkowników i nie zawiera funkcji rozmów audio i wideo
BUSINESS - 3$ za użytkownika miesięcznie

7. Viber

Viber to komunikator umożliwiający rozmowy głosowe, wideo, przesyłanie plików oraz prowadzenie rozmów tekstowych. Viber to świetna alternatywa dla takich komunikatorów jak Skype czy Teams. Komunikator Viber głównie koncentruje się na połączeniach telefonicznych pomiędzy osobami z różnych zakątków świata, więc warto sprawdzić to rozwiązanie w przypadku, gdy szukasz do swojej firmy połączeń głosowych za pomocą technologii " Voice over IP" w jednej aplikacji połączonej z funkcjami typowych komunikatorów internetowych.

Cena: 
FREE- podstawowe funkcje komunikatora.
VOIP - od 1 centa/minuta

Wybierz swoją platformę i pobierz aplikację: