3 marca 2022

Zarządzanie zadaniami dla początkujących

zarządzanie zadaniami

Zarządzanie zadaniami to proces organizowania przepływu pracy w ramach projektu poprzez identyfikowanie tego, co należy zrobić i monitorowanie postępów, aby mieć wszystko pod kontrolą. Zarządzanie zadaniami kojarzy się głównie z projektami biznesowymi, ale tak naprawdę zajmujemy się tym na co dzień, nawet jeśli nie zdajemy sobie z tego sprawy. W pracy, w domu czy w szkole, aby sprawnie zarządzać swoim harmonogramem, musimy ustalać priorytety, wybierać, co robić w danym momencie i planować z wyprzedzeniem. Na tym właśnie polega zarządzanie projektami i zadaniami. Jeśli jest skuteczne, może zwiększyć produktywność i pomóc w organizacji naszych prywatnych lub zawodowych projektów.

Czym różnią się zarządzanie zadaniami od zarządzania projektami?

Zarządzanie zadaniami to podstawa zarządzania projektem, a także jego integralna część. Te dwie koncepcje są ze sobą ściśle powiązane, ale w żadnym wypadku nie są wymienne i dlatego nie należy ich mylić.

Zarządzanie zadaniami to proces, który obejmuje określone techniki i narzędzia do rozbicia projektu na mniejsze części – zadania. Może być krótkoterminowy, długoterminowy lub trwały. W ramach zarządzania zadaniami zakres prac jest rozdzielany pomiędzy członków zespołu i planowany w ramach czasowych. Proces umożliwia monitorowanie postępów, przewidywanie ewentualnych opóźnień oraz zapewnienie wsparcia członkom zespołu na każdym etapie.

Zarządzanie projektami jest procesem tymczasowym, zdefiniowanym przez usługę, cechę lub produkt, który ma być dostarczony i ograniczony precyzyjnymi ramami czasowymi i określonym budżetem.

Tak więc zarządzanie zadaniami koncentruje się na aspektach zadaniowych, podczas gdy zarządzanie projektami obejmuje szeroki wachlarz elementów danego projektu, w tym zarządzanie zasobami, budżetem i nadzorowanie postępu zadań. W tym miejscu te dwie koncepcje są ze sobą powiązane.

management

Dlaczego potrzebujesz zarządzania zadaniami?

Efektywne zarządzanie zadaniami to pierwszy krok do skutecznego zarządzania projektami. Przede wszystkim pomaga zapamiętać rzeczy, które musisz zrobić. Choć może to zabrzmieć banalnie, kiedy masz dużo na głowie, bardzo łatwo o czymś zapomnieć. Niezawodne narzędzie do zarządzania zadaniami to rodzaj przechowywania kopii zapasowej pamięci, która oczywiście ma swoje ograniczenia.

Kiedy wiesz, co musisz zrobić, drugim krokiem jest umiejętność zaplanowania tego i ustalenia priorytetów. Dlaczego? Aby po zakończeniu etapu planowania można było skupić się na pracy, a nie myśleć o tym, co dalej, a co za tym idzie zaoszczędzić sporo czasu.

Odpowiednie zaplanowanie przepływu pracy jest również niezbędne, gdy masz terminy do dotrzymania. I większość z nas to robi, czy nam się to podoba, czy nie. Jeśli zadania są umieszczone w ramach czasowych, znacznie łatwiej jest je kontrolować i planować zakres prac. Jednocześnie pomaga to zobaczyć szerszy obraz i zapobiegać potencjalnym opóźnieniom.

Zarządzanie zadaniami zwiększa również produktywność. Gdy zorganizujesz swoje zadania w sensownej kolejności, możesz uniknąć przełączania się między nimi i w konsekwencji zrobić więcej w krótszym czasie.

I wreszcie, zarządzanie zadaniami ułatwia współpracę w zespole, co, jak wszyscy dobrze wiemy, decyduje o sukcesie każdego zespołu. Możesz zobaczyć postęp zadań przydzielonych innym członkom zespołu i łatwo nad nimi współpracować, a także zapewnić sobie nawzajem wsparcie w razie potrzeby.

team work

Jak zacząć?

Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć skuteczną strategię zarządzania zadaniami w swoich prywatnych lub zawodowych projektach, najlepiej zrobić to krok po kroku. Od czego zacząć?

Tworzenie listy zadań

Lista rzeczy do zrobienia to najprostsze a jednocześnie intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami, dzięki czemu jest idealne dla początkujących. Nie potrzebujesz zaawansowanych technik zarządzania zadaniami, aby podnieść swoją produktywność. Na początek wystarczy lista zadań. Zapisanie tego, co musisz zrobić, to świetny punkt wyjścia. Pomaga zapamiętać wszystkie swoje obowiązki, stanowi podstawę do bardziej zaawansowanego planowania. W tym momencie ważne jest, aby był prosty i realistyczny. W końcu ma Cię motywować, a nie zniechęcać przytłaczającą ilością pracy, którą musisz wykonać.

laptop

Podziel większe zadania na mniejsze

Gdy masz już przygotowaną listę zadań, spójrz na nią jeszcze raz i spróbuj podzielić każdy element na kilka mniejszych, aby mieć zarys każdego kroku, który musisz wykonać i ostatecznie skreślić swój cel z listy. Dlaczego tak? Cóż, mniejsze zadania są łatwiejsze do wykonania, co zapobiega prokrastynacji. Wykonywanie małych zadań jedno po drugim da Ci poczucie osiągnięcia sukcesu i poprowadzi Cię o krok dalej w kierunku celu.

Możesz myśleć o każdym elemencie na liście rzeczy do zrobienia jako o projekcie, a jego częściach jako o zadaniach. Upewnij się, że są one łatwe do opanowania i ułożone w zrozumiałej kolejności – może przydałaby się lista kontrolna?

planowanie

Zdefiniuj szczegóły zadania

Następnym krokiem jest upewnienie się, że każde zadanie jest wystarczająco konkretne i gotowe do podjęcia się, gdy nadejdzie czas. Jeśli tak nie jest, jest bardziej prawdopodobne, że zwlekasz z wykonaniem zadania, nie wiedząc, jak się do tego zabrać. Dlatego musisz określić szczegóły. Przygotuj jasny opis i podaj kontekst. Jeśli dzielisz pracę z innymi, określ zakres projektu, członków zespołu, którzy muszą się zaangażować i co dokładnie powinni zrobić. Dobre zdefiniowanie zadania w pierwszej kolejności pomoże Ci pracować wydajniej i zrobić więcej w przyszłości.

wybór

Przydziel osoby (lub inne zasoby) do zadań

Jeśli pracujesz w zespole, dokładnie zastanów się nad przydzielonymi osobami podczas określania szczegółów zadania. Delegowanie zadań to umiejętność, którą musisz opanować, chociaż czasami może być trudna. Zanim przydzielisz komuś zadanie, weź pod uwagę kilka czynników, takich jak doświadczenie, umiejętności i styl pracy, a także bieżące obciążenie pracą. Dzięki temu będziesz mógł poprawnie delegować zadania, a cały proces zarządzania przebiegnie bezproblemowo. Weź również pod uwagę wszelkie inne zasoby, które musisz przydzielić, aby nic nie przeszkadzało w wykonaniu zadania.

management resources

Zaplanuj swój dzień

Jednym z najważniejszych elementów zarządzania zadaniami, jeśli nie najważniejszym, jest umiejętność ustalania priorytetów pracy na co dzień. Nie wszystko może być priorytetem i trzeba umieć określić, co nim jest, a co nie. A kiedy już to zrobisz, odpowiednio zaplanuj swój dzień, biorąc pod uwagę to, co musisz zrobić i co może zaczekać do następnego dnia, jeśli nie uda Ci się go dokończyć. Jednocześnie staraj się być elastyczny. Okoliczności mogą się zmienić, więc musisz być przygotowany i w razie potrzeby dostosować swoje priorytety.

Planując swój dzień, weź pod uwagę czas szczytowej produktywności. Ty wiesz najlepiej, kiedy jesteś najbardziej produktywny, a pamiętanie o tym pomoże Ci upewnić się, że wykonasz zadania, których potrzebujesz. I pamiętaj, aby nie być dla siebie zbyt surowym – to zupełnie normalne, że czasami z jakiegoś powodu sprawy nie idą zgodnie z planem.

planowanie 2

Dziel się postępami

Innym ważnym aspektem zarządzania projektami i zadaniami w zespole jest to, że wszyscy są na tej samym poziomie i są na bieżąco z postępami. Współpraca jest znacznie wydajniejsza, gdy wszyscy znają status zadań i ich zależności. Dzięki temu łatwiej jest dostosować przepływ pracy do okoliczności i reagować, gdy coś się opóźni lub nie pójdzie zgodnie z planem.

Najskuteczniejszym sposobem dzielenia się postępami i zapewnienia wszystkim jednego źródła prawdy jest użycie narzędzia do zarządzania zadaniami online, do którego każdy może uzyskać dostęp. Upewnij się, że regularnie dzielisz się aktualnymi informacjami z innymi użytkownikami, tak aby odzwierciedlały rzeczywistą sytuację. Nie zapomnij też o regularnych spotkaniach, które dają możliwość rozwiania wszelkich wątpliwości i podzielenia się postępami.

praca grupowa

Praca z kalendarzem

Aby mieć lepszą kontrolę nad swoim czasem, zwłaszcza jeśli masz terminy do dotrzymania, planuj swoje zadania i codziennie pracuj z kalendarzem. W rzeczywistości planowanie może okazać się przydatne, nawet jeśli nie ścigają cię deadline'y. To Cię motywuje i daje jasny obraz tego, jak dystrybuować swoją pracę, abyś miał czas na zrobienie wszystkiego, co należy zrobić. A jeszcze lepiej, jeśli kalendarz jest zintegrowany z Twoim narzędziem do zarządzania zadaniami, dzięki czemu masz wszystko w jednym miejscu i zawsze pod ręką.

kalendarz

Proste narzędzia do zarządzania zadaniami

Początki zarządzania zadaniami będą znacznie prostsze, jeśli od samego początku użyjesz wydajnego narzędzia. Pomoże Ci ono na każdym etapie planowania przepływu pracy – od tworzenia listy rzeczy do zrobienia i określania szczegółów zadania, po przydzielanie zadań i planowanie terminów. Upewnij się, że jest ono odpowiednie dla Ciebie lub Twojego zespołu, ma wszystkie potrzebne funkcje i jest łatwe w użyciu. Oto lista kilku najciekawszych aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami. Wybierz coś dla siebie!

HeySpace

HeySpace to polskie narzędzie do współpracy, które ułatwia pracę zespołową i pomaga efektywnie zarządzać zadaniami. Pozwala zaplanować przepływ pracy i monitorować postępy, upewniając się, że wszystko jest pod kontrolą. Możesz mieć osobną przestrzeń dla każdego projektu i tworzyć mniejsze zadania w obrębie każdej przestrzeni. Wszystkie funkcje, których potrzebujesz, aby określić zakres zadań, odpowiedzialnych za zadania i terminy, są pod ręką i są bardzo intuicyjne. Bardzo łatwo jest również aktualizować postępy i monitorować terminy, a także ustalać priorytety. HeySpace służy jako pojedyncza platforma, która może być źródłem informacji dla całego zespołu, dzięki czemu wszyscy są zawsze na bieżąco. A umożliwia to również dzięki szybkiemu podglądowi przez aplikację mobilną, z dowolnego miejsca na świecie.

Oprócz funkcji zarządzania zadaniami, HeySpace oferuje intuicyjny wbudowany komunikator, na którym możesz omawiać projekty z całym zespołem lub rozpoczynać rozmowy indywidualne i grupowo - wszystko w jednym prostym narzędziu. Możesz także komunikować się z klientami i zewnętrznymi współpracownikami, zapraszając ich do HeySpace jako gości.

heyspace

Toggl

Aby móc efektywnie zaplanować swój dzień, powinieneś być w stanie oszacować, ile czasu zajmie dane zadanie, nawet jeśli jest to możliwe tylko w przybliżeniu. Do tego przyda Ci się Toggl - aplikacja do zarządzania zadaniami i projektami. Dzięki temu nie będziesz mieć napiętego harmonogramu i zbyt małej ilości czasu na wykonanie zadań.

Toggl to proste narzędzie do śledzenia czasu, które może pomóc w ustaleniu harmonogramu, pokazując, ile zajmuje każda z Twoich codziennych czynności w pracy. Dzięki Toggl możesz poprawnie alokować swój czas i lepiej zrozumieć, ile czasu wymaga każde zadanie, co jest ogromną zaletą przy planowaniu pracy w przyszłości. Dzięki zaawansowanym opcjom raportowania zyskasz kompleksowy przegląd swojego harmonogramu, a mierzenie czasu pracy będzie bezproblemowe.

toggl

HiTask

HiTask jest szczególnie pomocny, jeśli chodzi o udostępnianie kalendarza i organizowanie zadań. Jest to aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami, która umożliwia tworzenie nowych projektów i współpracę nad nimi z całym zespołem. Możesz udostępnić kalendarz i scentralizowaną bibliotekę plików, dzięki czemu w łatwy sposób zorganizujesz swoje zadania i udostępnisz pracę innym kolegom z zespołu.

Dużą zaletą HiTask jest to, że jest łatwy w użyciu i posiada intuicyjny, przejrzysty interfejs użytkownika, co jest dużym plusem, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz z zarządzaniem zadaniami. Ponadto pozwala komunikować się z zespołem za pomocą czatu zespołowego, jeszcze bardziej usprawniając współpracę.

hitask

Asana

Jeśli chcesz ułatwić proces tworzenia list rzeczy do zrobienia i współpracy nad zadaniami ze swoim zespołem, warto spróbować Asany. Pomaga organizować projekty, ustalać priorytety i dostosowywać je do zmieniających się okoliczności, upewniając się, że masz wszystko pod kontrolą. Możesz śledzić status zadania na każdym etapie i informować wszystkich o postępach. Załączanie plików umożliwi dodatkowo stałe aktualizowanie informacji dla twoich pracowników. Dzięki możliwości tworzenia wizualnych planów projektów, uporządkujesz przepływ pracy i dokładnie go zaplanujesz, zanim Ty i Twój zespół przystąpicie do pracy.

asana

Todoist

Tworzenie listy zadań nie będzie już problemem w przypadku aplikacji, która została stworzona, aby pomóc Ci sobie z tym poradzić. Jak pamiętasz, pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, aby móc uporządkować swój system zarządzania zadaniami, jest sporządzenie listy rzeczy do zrobienia, którą następnie możesz podzielić na mniejsze zadania. W tym właśnie Todoist może Ci pomóc. Gdy to zrobisz, możesz określić szczegóły, ustawić terminy i współpracować nad zadaniami w czasie rzeczywistym z zaangażowaniem całego zespołu lub samodzielnie. Todoist ułatwia również ustalanie priorytetów na każdy dzień i regularne ich aktualizowanie, gdy tylko coś się zmieni. Dzięki temu dowiesz się dokładnie, jak realizować swój plan dnia.

todoist
tło

Już wiesz w jaki sposób zarządzać zadaniami i wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami i listami zadań. Wszystko, czego potrzebujesz do organizacji pracowników i ich pracy znajdziesz w jednym miejscu i już zawsze będziesz wiedział/a na jakim etapie prac jest Twój zespół.

Wybierz swoją platformę i pobierz aplikację: