15 kwietnia 2022

Czym jest zarządzanie zasobami? Zalety, techniki i najczęstsze problemy

zarządzanie zasobami

Wyobraź sobie, że wybierasz się na wędrówkę. Twoim pierwszym obowiązkiem jest spakowanie plecaka z najważniejszymi rzeczami. Musisz zdecydować, co jest konieczne, co uratuje Ci życie w nagłych wypadkach, a co będzie niepotrzebnym bagażem. Bierzesz też pod uwagę umiejętności, jakimi dysponujesz Ty i twoi towarzysze. Pamiętaj, że wszystko, co spakowałeś, nosisz na plecach. To jest właśnie zarządzanie zasobami w życiu.

Ale w biznesie sprawy wydają się bardziej skomplikowane. Planowanie zasobów obejmuje całe obszary lub działy w firmie, a jako kierownik ds. zasobów jesteś bezpośrednio odpowiedzialny za to, czym zarządzałaś/eś.

Czym jest zarządzanie zasobami?

zarządzanie

Zarządzanie zasobami to proces, który łączy wiele działań, takich jak planowanie i przydzielanie zasobów, w celu maksymalizacji ich wydajności. W proces ten wchodzi również zarządzanie zasobami ludzkimi, a najczęściej oparty jest on o narzędzia technologiczne, które znacznie ułatwiają tak złożone zadania, jakimi są zaplanowanie i stała obserwacja projektu.

Zarządzanie zasobami może być trudne, jeśli nie wiemy, czym dokładnie są zasoby. Warto więc wiedzieć, że zasoby to wszystko, co jest potrzebne do ukończenia projektów i zadań. To nie tylko rzeczy materialne, ale także cała paleta zasobów ludzkich, w tym umiejętności członków zespołu, czas, budżet, narzędzia, godziny pracy, przestrzeń fizyczna/biurowa i wiele innych. Pamiętajmy, że każdy projekt wymaga różnorodnych zasobów, więc projektowanie działań marketingowych będzie wyglądało inaczej, a inaczej organizacja wydarzeń.

Dostosowanie metody pracy do określonego projektu wymaga wiedzy i doświadczenia, ale nie są one niezbędne do właściwego zarządzania zasobami, gdyż wszystkiego można się nauczyć. Szkolenia czy możliwość pracy z bardziej doświadczonymi w tej kwestii osobami to coś, co powinien oferować pracownikom każdy pracodawca.

Dlaczego zarządzanie zasobami jest tak ważne w zarządzaniu projektami?

zalety

Nie ma nic bardziej frustrującego niż zmarnowany czas czy budżet, dlatego zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami to sposób na optymalizację i poprawę wydajności. Planowanie zasobów pozwala dostrzec potencjalne zagrożenia w przyszłych projektach oraz oszczędza czas i koszty projektu.

Dzięki procesowi zarządzania zasobami możesz uzyskać maksymalną wydajność śledząc, ile czasu Twoi pracownicy spędzają nad zadaniami i jak duże jest obciążenie pracą. Umożliwia to również lepsze prognozowanie zasobów i zapobiega wypaleniu. Zaangażowanie pracowników bezpośrednio przekłada się na ich wydajność, warto o tym pamiętać.

Kolejnym powodem, dla którego jest to tak ważne, jest stały przegląd, który daje Ci kontrolę nad tym, co się dzieje. Oglądanie danych w czasie rzeczywistym i bycie na bieżąco ułatwia śledzenie postępów oraz zwraca uwagę na to, jaki okres był lepszy lub gorszy dla Twojej firmy. Umożliwia to właściwe zarządzanie kapitałem ludzkim i wyciąganie wniosków.

Trzecią zaletą jest przejrzysta komunikacja. Zarządzanie zasobami ludzkimi opiera się na ludziach i ich obowiązkach. Jeśli każdy członek zespołu ma zaplanowane wszystkie zadania, panuje ogólne zrozumienie i nastawienie na realizację projektu. Dlatego zapewnienie dobrego komunikatora pomoże nie tylko w zarządzaniu relacjami pracowniczymi, ale również we wprowadzeniu nowego pracownika i odnalezieniu jego roli w projekcie. W tym celu wypróbuj narzędzia do organizacji pracy w zespole.

Więcej planowania = mniej wróżenia. Słabe zarządzanie zasobami nie pozwoli Ci przewidzieć przyszłości i problemów, które mogą się w niej objawić. Dobry menedżer zasobów, dzięki stałej obserwacji projektu i pracowników, może zauważyć i rozwiązać problemy, zanim zniszczą trwający projekt. Menadżer w oparciu o dane, które ma, obserwując osiągnięcia i porażki pracowników, jest w stanie stworzyć odpowiednią strukturę projektu, tak aby zminimalizować błędy, teraz i w najbliższej przyszłości, a także wyznaczyć realne cele do realizacji.

Jakie są najpopularniejsze techniki zarządzania zasobami?

techniki

Alokacja zasobów

Alokacja zasobów to sposób rozwiązywania problemów z nadmiarem lub niedoborem zasobów w określonej lokalizacji. Pomaga w jak najefektywniejszym wykorzystaniu tego, co mamy do dyspozycji. Menedżerowie projektów często korzystają z raportów alokacji w procesie alokacji, co pomaga im zgromadzić dostępne zasoby i przejrzyście zarządzać pracą.

Prognozowanie zasobów

To jedna z najważniejszych czynności w przewidywaniu przyszłych wymagań i zakresu projektu. Pomaga zoptymalizować wydajność, chociaż wymaga doskonałej znajomości cyklu życia i celów projektu przez ich kierowników.

Poziomowanie zasobów

Poziomowanie zasobów pomaga wykrywać niedostateczne lub nieefektywne wykorzystanie zasobów i łatwo rozwiązywać problemy. Technika ta ułatwia również dostosowywanie zadań do poszczególnych członków zespołu, którzy mogą rozwijać swoje umiejętności.

Utylizacja zasobów

Pozwala określić, czy zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywane, obserwując rozkład pracy w godzinach nadliczbowych. Ta technika pozwala wyłapać i zapobiegać wypaleniu w przypadku nadmiernego użycia lub lepiej zarządzać zadaniami, gdy zasoby nie są w pełni wykorzystywane.

Najczęstsze problemy w zarządzaniu zasobami

Zarządzanie zasobami mimo iż przynosi wiele korzyści, może okazać się ogromnym wyzwaniem i przysporzyć problemów. Aby jednak nie natknąć się na nie w trakcie pracy, lepiej poznać je zawczasu. Oto nasza lista najczęściej spotykanych trudności w procesie zarządzania personelem i innymi zasobami.

problems

Niedokładne planowanie zasobów

Często zdarza się, że firmy nie do końca wiedzą jak zmierzyć swoją wydajność, a co za tym idzie prawidłowo określić zasoby, jakimi dysponują. Przekłada się to na niedokładne planowanie, często pełne luk, wynikających po prostu z niewiedzy. A liczba zasobów to wiedza niezbędna. Aby zapobiec takiej sytuacji warto wykorzystać narzędzia do śledzenia czasu pracy i oprogramowanie ułatwiające zarządzanie zasobami ludzkimi.

Brak oceny ryzyka w zarządzaniu zasobami

Wiele firm i organizacji ocenia ryzyko tylko pod kątem procesów lub nieprzewidzianych zdarzeń, a zapomina o ryzyku związanym z samymi zasobami. W procesie planowania warto przemyśleć wszelkie zagrożenia i szanse związane z alokacją zasobów, w tym ryzyko utraty pracowników czy choćby stanowiska pracy.

Nieodpowiednio wykwalifikowane zasoby ludzkie

Dysponować zasobami ludzkimi to jedno, ale dysponować wysoko wykwalifikowanymi zasobami ludzkimi to już całkiem inna kwestia i coś nadzwyczaj pożądanego w projekcie. Dlatego tak ważnym jest przydzielanie zasobów w oparciu o umiejętności i wiedzę, aby jak najlepiej wykorzystać potencjał pracowników.

Brak odpowiedniej optymalizacji zasobów

Praca nad projektem to codzienne wyzwanie, jakie stawia sobie zespół, jednakże - odnosząc się do poprzedniego punktu - warto zadbać o odpowiednie rozdysponowanie zasobów. Zdarza się, że przydział nie jest odpowiednio zoptymalizowany - niektórzy wykonują zadanie, które nie korelują z ich umiejętnościami, a niektórzy realizują tak zwane "zapchajdziury". Kierownik projektu musi świadomie zarządzać i na bieżąco optymalizować pracę.

Nierealistyczne terminy

Narzucanie sobie i zespołowi terminów niemożliwych do realizacji przysparza problemów i stresu każdemu z pracowników. Pojawia się nerwowość, przemęczenie, wypalenie, a czasem nawet panika, co zaburza obiektywną ocenę projektu i jego postępów. Ustalanie szczegółów z uwzględnieniem ograniczeń czasowych to podstawa w budowie wzajemnych relacji pracowników i ich motywacji.

Brak ustalonych priorytetów

Niezwykle rzadko zdarza się, aby organizacja realizowała tylko jeden projekt w określonym czasie, dlatego tak ważne jest odpowiednie ustalenie priorytetów, aby uniknąć sytuacji, że sprawy naprawdę ważne stanowią tło do bieżących problemów czy kaprysów. Odpowiednia strategia i dopasowanie działań do niej to podstawa zarządzania.

Brak dokumentowania pracy

W zarządzaniu zasobami niezwykle istotną kwestię odgrywa bieżące dokumentowanie planowania i alokacji zasobów. Pozwala to nie tylko na wgląd i ewentualną kontrolę, a również na bycie dobrze poinformowanym. Każdy pracownik, który jest częścią danego projektu chce wiedzieć, co się dzieje, jaki jest poziom wykorzystania pracowników, czyli tak zwane obciążenie pracą i jak wpływa to na realizację projektów. Wypracowanie stałej metody na dokumentowanie jest niezbędne w projekcie.

Niekonsekwencja w zarządzaniu

Wiedzą tajemną nie jest, że zarządzaniem pracownikami powinny zajmować się osoby, które mają w sobie pierwiastek lidera. Stworzyć perfekcyjny system zarządzania zasobami ludzkimi to jedno, ale potrafić egzekwować plany i odpowiednio motywować pracowników to już ogromne wyzwanie. Nie bez powodu mówi się, że elementem, który zawodzi najczęściej jest czynnik ludzki, dlatego inwestycja w szkolenia oraz stałe rozmowy z personelem to klucz do sukcesu.

Jak ułatwić kierownikom projektów zarządzanie zasobami?

narzędzia

Nawet najlepsi managerowie projektów nie są w stanie bez żadnej pomocy zorganizować całego projektu, zarządzać zasobami i obserwować postępów. Dlatego powinni korzystać z efektywnego oprogramowania do zarządzania zasobami, które będzie kombinacją funkcji niezbędnych do maksymalizacji wydajności.

Jakie funkcje powinno spełniać oprogramowanie do zarządzania zasobami?

Oczywiście dobre narzędzia powinny umożliwiać planowanie zasobów i zarządzanie wieloma projektami, ale również dostarczać bardziej złożonych rozwiązań zarządzania zasobami, takich jak:

- zarządzanie celami i wnioskami projektowymi zgłaszanymi przez kluczowych interesariuszy,
- zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i ich możliwościami,
- dopasowywanie ról/niezbędnych dla projektu zestawów umiejętności,
- intuicyjne tworzenie planu zarządzania zasobami,
- zarządzanie projektami i zadaniami,
- funkcje do śledzenia, czy zasoby działają prawidłowo i w oparciu o cele,
- funkcje do śledzenia dostępności zasobów,
- optymalizacja harmonogramu,
- śledzenie postępów dla lepszej widoczności obciążenia pracą, aby maksymalnie wykorzystać potencjał członków zespołu,
- śledzenie czasu pracy,
- możliwość zmiany w każdym momencie bieżących procesów w projekcie,
- narzędzia do komunikacji i współpracy.

Dobre narzędzie do zarządzania zasobami nie powinno być drogie, ale też zbyt skomplikowane w użyciu, ponieważ główną ideą tego rodzaju narzędzi jest ułatwienie, a nie utrudnianie pracy.

Wiesz, czym jest zarządzanie zasobami, oraz jakie są najczęściej używane techniki zarządzania zasobami. Jako kierownik projektu lub kierownik ds. zasobów jesteś w stanie zarządzać procesem zarządzania zasobami i zobaczyć jego zalety. Spróbuj tylko ułatwić sobie pracę za pomocą odpowiednich narzędzi i powodzenia!

Wybierz swoją platformę i pobierz aplikację: