Wyobraź sobie, że wybierasz się na wędrówkę. Twoim pierwszym obowiązkiem jest spakowanie plecaka z najważniejszymi rzeczami. Musisz zdecydować, co jest konieczne, co uratuje Ci życie w nagłych wypadkach, a co będzie niepotrzebnym bagażem. Bierzesz też pod uwagę umiejętności, jakimi dysponujesz Ty i twoi towarzysze. Pamiętaj, że wszystko, co spakowałeś, nosisz na plecach. To jest właśnie zarządzanie zasobami w życiu.
Ale w biznesie sprawy wydają się bardziej skomplikowane. Planowanie zasobów obejmuje całe obszary lub działy w firmie, a jako kierownik ds. zasobów jesteś bezpośrednio odpowiedzialny za to, czym zarządzałaś/eś.
Zarządzanie zasobami to proces, który łączy wiele działań, takich jak planowanie i przydzielanie zasobów, w celu maksymalizacji ich wydajności. W proces ten wchodzi również zarządzanie zasobami ludzkimi, a najczęściej oparty jest on o narzędzia technologiczne, które znacznie ułatwiają tak złożone zadania, jakimi są zaplanowanie i stała obserwacja projektu.
Zarządzanie zasobami może być trudne, jeśli nie wiemy, czym dokładnie są zasoby. Warto więc wiedzieć, że zasoby to wszystko, co jest potrzebne do ukończenia projektów i zadań. To nie tylko rzeczy materialne, ale także cała paleta zasobów ludzkich, w tym umiejętności członków zespołu, czas, budżet, narzędzia, godziny pracy, przestrzeń fizyczna/biurowa i wiele innych. Pamiętajmy, że każdy projekt wymaga różnorodnych zasobów, więc projektowanie działań marketingowych będzie wyglądało inaczej, a inaczej organizacja wydarzeń.
Dostosowanie metody pracy do określonego projektu wymaga wiedzy i doświadczenia, ale nie są one niezbędne do właściwego zarządzania zasobami, gdyż wszystkiego można się nauczyć. Szkolenia czy możliwość pracy z bardziej doświadczonymi w tej kwestii osobami to coś, co powinien oferować pracownikom każdy pracodawca.
Nie ma nic bardziej frustrującego niż zmarnowany czas czy budżet, dlatego zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami to sposób na optymalizację i poprawę wydajności. Planowanie zasobów pozwala dostrzec potencjalne zagrożenia w przyszłych projektach oraz oszczędza czas i koszty projektu.
Dzięki procesowi zarządzania zasobami możesz uzyskać maksymalną wydajność śledząc, ile czasu Twoi pracownicy spędzają nad zadaniami i jak duże jest obciążenie pracą. Umożliwia to również lepsze prognozowanie zasobów i zapobiega wypaleniu. Zaangażowanie pracowników bezpośrednio przekłada się na ich wydajność, warto o tym pamiętać.
Kolejnym powodem, dla którego jest to tak ważne, jest stały przegląd, który daje Ci kontrolę nad tym, co się dzieje. Oglądanie danych w czasie rzeczywistym i bycie na bieżąco ułatwia śledzenie postępów oraz zwraca uwagę na to, jaki okres był lepszy lub gorszy dla Twojej firmy. Umożliwia to właściwe zarządzanie kapitałem ludzkim i wyciąganie wniosków.
Trzecią zaletą jest przejrzysta komunikacja. Zarządzanie zasobami ludzkimi opiera się na ludziach i ich obowiązkach. Jeśli każdy członek zespołu ma zaplanowane wszystkie zadania, panuje ogólne zrozumienie i nastawienie na realizację projektu. Dlatego zapewnienie dobrego komunikatora pomoże nie tylko w zarządzaniu relacjami pracowniczymi, ale również we wprowadzeniu nowego pracownika i odnalezieniu jego roli w projekcie. W tym celu wypróbuj narzędzia do organizacji pracy w zespole.
Więcej planowania = mniej wróżenia. Słabe zarządzanie zasobami nie pozwoli Ci przewidzieć przyszłości i problemów, które mogą się w niej objawić. Dobry menedżer zasobów, dzięki stałej obserwacji projektu i pracowników, może zauważyć i rozwiązać problemy, zanim zniszczą trwający projekt. Menadżer w oparciu o dane, które ma, obserwując osiągnięcia i porażki pracowników, jest w stanie stworzyć odpowiednią strukturę projektu, tak aby zminimalizować błędy, teraz i w najbliższej przyszłości, a także wyznaczyć realne cele do realizacji.
Alokacja zasobów to sposób rozwiązywania problemów z nadmiarem lub niedoborem zasobów w określonej lokalizacji. Pomaga w jak najefektywniejszym wykorzystaniu tego, co mamy do dyspozycji. Menedżerowie projektów często korzystają z raportów alokacji w procesie alokacji, co pomaga im zgromadzić dostępne zasoby i przejrzyście zarządzać pracą.
To jedna z najważniejszych czynności w przewidywaniu przyszłych wymagań i zakresu projektu. Pomaga zoptymalizować wydajność, chociaż wymaga doskonałej znajomości cyklu życia i celów projektu przez ich kierowników.
Poziomowanie zasobów pomaga wykrywać niedostateczne lub nieefektywne wykorzystanie zasobów i łatwo rozwiązywać problemy. Technika ta ułatwia również dostosowywanie zadań do poszczególnych członków zespołu, którzy mogą rozwijać swoje umiejętności.
Pozwala określić, czy zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywane, obserwując rozkład pracy w godzinach nadliczbowych. Ta technika pozwala wyłapać i zapobiegać wypaleniu w przypadku nadmiernego użycia lub lepiej zarządzać zadaniami, gdy zasoby nie są w pełni wykorzystywane.
Zarządzanie zasobami mimo iż przynosi wiele korzyści, może okazać się ogromnym wyzwaniem i przysporzyć problemów. Aby jednak nie natknąć się na nie w trakcie pracy, lepiej poznać je zawczasu. Oto nasza lista najczęściej spotykanych trudności w procesie zarządzania personelem i innymi zasobami.
Często zdarza się, że firmy nie do końca wiedzą jak zmierzyć swoją wydajność, a co za tym idzie prawidłowo określić zasoby, jakimi dysponują. Przekłada się to na niedokładne planowanie, często pełne luk, wynikających po prostu z niewiedzy. A liczba zasobów to wiedza niezbędna. Aby zapobiec takiej sytuacji warto wykorzystać narzędzia do śledzenia czasu pracy i oprogramowanie ułatwiające zarządzanie zasobami ludzkimi.
Wiele firm i organizacji ocenia ryzyko tylko pod kątem procesów lub nieprzewidzianych zdarzeń, a zapomina o ryzyku związanym z samymi zasobami. W procesie planowania warto przemyśleć wszelkie zagrożenia i szanse związane z alokacją zasobów, w tym ryzyko utraty pracowników czy choćby stanowiska pracy.
Dysponować zasobami ludzkimi to jedno, ale dysponować wysoko wykwalifikowanymi zasobami ludzkimi to już całkiem inna kwestia i coś nadzwyczaj pożądanego w projekcie. Dlatego tak ważnym jest przydzielanie zasobów w oparciu o umiejętności i wiedzę, aby jak najlepiej wykorzystać potencjał pracowników.
Praca nad projektem to codzienne wyzwanie, jakie stawia sobie zespół, jednakże - odnosząc się do poprzedniego punktu - warto zadbać o odpowiednie rozdysponowanie zasobów. Zdarza się, że przydział nie jest odpowiednio zoptymalizowany - niektórzy wykonują zadanie, które nie korelują z ich umiejętnościami, a niektórzy realizują tak zwane "zapchajdziury". Kierownik projektu musi świadomie zarządzać i na bieżąco optymalizować pracę.
Narzucanie sobie i zespołowi terminów niemożliwych do realizacji przysparza problemów i stresu każdemu z pracowników. Pojawia się nerwowość, przemęczenie, wypalenie, a czasem nawet panika, co zaburza obiektywną ocenę projektu i jego postępów. Ustalanie szczegółów z uwzględnieniem ograniczeń czasowych to podstawa w budowie wzajemnych relacji pracowników i ich motywacji.
Niezwykle rzadko zdarza się, aby organizacja realizowała tylko jeden projekt w określonym czasie, dlatego tak ważne jest odpowiednie ustalenie priorytetów, aby uniknąć sytuacji, że sprawy naprawdę ważne stanowią tło do bieżących problemów czy kaprysów. Odpowiednia strategia i dopasowanie działań do niej to podstawa zarządzania.
W zarządzaniu zasobami niezwykle istotną kwestię odgrywa bieżące dokumentowanie planowania i alokacji zasobów. Pozwala to nie tylko na wgląd i ewentualną kontrolę, a również na bycie dobrze poinformowanym. Każdy pracownik, który jest częścią danego projektu chce wiedzieć, co się dzieje, jaki jest poziom wykorzystania pracowników, czyli tak zwane obciążenie pracą i jak wpływa to na realizację projektów. Wypracowanie stałej metody na dokumentowanie jest niezbędne w projekcie.
Wiedzą tajemną nie jest, że zarządzaniem pracownikami powinny zajmować się osoby, które mają w sobie pierwiastek lidera. Stworzyć perfekcyjny system zarządzania zasobami ludzkimi to jedno, ale potrafić egzekwować plany i odpowiednio motywować pracowników to już ogromne wyzwanie. Nie bez powodu mówi się, że elementem, który zawodzi najczęściej jest czynnik ludzki, dlatego inwestycja w szkolenia oraz stałe rozmowy z personelem to klucz do sukcesu.
Nawet najlepsi managerowie projektów nie są w stanie bez żadnej pomocy zorganizować całego projektu, zarządzać zasobami i obserwować postępów. Dlatego powinni korzystać z efektywnego oprogramowania do zarządzania zasobami, które będzie kombinacją funkcji niezbędnych do maksymalizacji wydajności.
Oczywiście dobre narzędzia powinny umożliwiać planowanie zasobów i zarządzanie wieloma projektami, ale również dostarczać bardziej złożonych rozwiązań zarządzania zasobami, takich jak:
- zarządzanie celami i wnioskami projektowymi zgłaszanymi przez kluczowych interesariuszy,
- zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i ich możliwościami,
- dopasowywanie ról/niezbędnych dla projektu zestawów umiejętności,
- intuicyjne tworzenie planu zarządzania zasobami,
- zarządzanie projektami i zadaniami,
- funkcje do śledzenia, czy zasoby działają prawidłowo i w oparciu o cele,
- funkcje do śledzenia dostępności zasobów,
- optymalizacja harmonogramu,
- śledzenie postępów dla lepszej widoczności obciążenia pracą, aby maksymalnie wykorzystać potencjał członków zespołu,
- śledzenie czasu pracy,
- możliwość zmiany w każdym momencie bieżących procesów w projekcie,
- narzędzia do komunikacji i współpracy.
Dobre narzędzie do zarządzania zasobami nie powinno być drogie, ale też zbyt skomplikowane w użyciu, ponieważ główną ideą tego rodzaju narzędzi jest ułatwienie, a nie utrudnianie pracy.
Wiesz, czym jest zarządzanie zasobami, oraz jakie są najczęściej używane techniki zarządzania zasobami. Jako kierownik projektu lub kierownik ds. zasobów jesteś w stanie zarządzać procesem zarządzania zasobami i zobaczyć jego zalety. Spróbuj tylko ułatwić sobie pracę za pomocą odpowiednich narzędzi i powodzenia!
